Kundentag 2026: Von Erkenntnissen zum praktischen Einsatz

Am 15. September haben wir Flexwhere-Kunden im AFAS-Theater in Leusden zu unserem jährlichen Kundentag begrüßt. Es war ein Nachmittag, an dem Erfahrungen ausgetauscht, neue Funktionen entdeckt und Ideen darüber diskutiert wurden, wie sich hybrides Arbeiten vereinfachen lässt.

Von Erfahrungsberichten aus der Praxis bis hin zu den neuesten Flexwhere-Entwicklungen gab es viel zu besprechen. Doch ein Thema stach besonders hervor: Wie kann man Mitarbeiter dazu motivieren, Flexwhere zu einem festen Bestandteil ihres Arbeitsalltags zu machen?

Wichtigste Erkenntnisse

• Die Kundenzufriedenheit steigt weiter: Der NPS von Flexwhere stieg von 32 im Juli 2025 auf 41 im Juli 2026.

• In diesem Jahr wurde eine lange Liste neuer Funktionen eingeführt, von denen viele direkt von Kunden gewünscht wurden.

• Die Provinz Drenthe und die Gemeinde Hilversum berichteten, wie sie Flexwhere im Alltag nutzen, und ein Kundenvideo zeigte, wie die Gemeinde Midden-Groningen damit arbeitet.

• Im Mittelpunkt stand die Akzeptanz bei den Nutzern, mit praktischen Tipps, wie Flexwhere in den Arbeitsalltag integriert werden kann.

• Die Teilnehmer bewerteten den Tag mit 4,6 von 5 Punkten.

Ein Jahr voller Verbesserungen, geprägt von unseren Kunden

In Flexwhere hat sich im vergangenen Jahr viel getan. Während der Veranstaltung stellten wir die neuesten Entwicklungen vor und gaben den Teilnehmern einen Ausblick auf das, was als Nächstes kommt.

Viele der Verbesserungen gingen auf Rückmeldungen unserer Kunden zurück. Ob es darum geht, Reservierungen zu vereinfachen, Einblicke in die Belegung zu verbessern oder alltägliche Aufgaben zu vereinfachen – das Ziel bleibt dasselbe: Menschen dabei zu helfen, ihren Arbeitsplatz besser zu nutzen.

Zu den Highlights dieses Jahres gehören:

• Einfachere Reservierungen: Schnellere Tischbuchungen, automatisches Einchecken auf Parkplätzen und übersichtlichere Informationen zu Buchungen.

• Bessere Einblicke in den Arbeitsplatz: Echtzeit-Belegungsdaten für Besprechungsräume durch Sensoren und genauere Informationen darüber, wo Kollegen arbeiten.

• Flexiblere Buchung von Besprechungsräumen: Verpflegungsoptionen und Verbesserungen, die die Organisation von Besprechungen erleichtern.

• Verbesserte Grundrisse: Übersichtliche Verfügbarkeitsanzeigen, einfachere Gruppenbuchungen und mehr Bearbeitungsmöglichkeiten für Administratoren.

• Einfachere Benutzerverwaltung: Die Möglichkeit, Gastbenutzer außerhalb der regulären Benutzersynchronisation hinzuzufügen, sowie Verbesserungen bei der Anmeldung und Authentifizierung.

• Datenhosting in Europa: Flexwhere-Daten werden in Rechenzentren in der EU gehostet und gespeichert.

Außerdem haben wir einen Ausblick auf kommende Entwicklungen gegeben, darunter das Einchecken in Besprechungsräume, intelligentere Buchungsaktualisierungen, die automatische Verknüpfung von Arbeitsbereichen und einen übersichtlicheren Überblick über Ihre Arbeitswoche.

Voneinander lernen: Kundenberichte

Was war der wertvollste Teil des Tages? Die Berichte unserer Kunden. Jeder Arbeitsplatz ist anders, und man kann viel lernen, wenn man sieht, was anderswo funktioniert. In diesem Jahr berichteten die Provinz Drenthe und die Gemeinde Hilversum von ihren Erfahrungen, während die Gemeinde Midden-Groningen uns in einem Kundenvideo einen Blick hinter die Kulissen gewährte.

Provinz Drenthe: Den richtigen Arbeitsplatz finden

Bei der Provinz Drenthe basiert hybrides Arbeiten auf einem einfachen Prinzip: Die Arbeit bestimmt, wo man arbeitet. Ganz gleich, ob die Mitarbeiter zu Hause sind, einen anderen Standort besuchen oder im Provinzamt arbeiten – Flexwhere hilft ihnen bei der Planung ihres Tages.

Marc Suurd, Fachreferent bei der Provinz Drenthe, zeigte, wie Flexwhere den Mitarbeitern hilft, alltägliche Fragen zu beantworten: Wo kann ich arbeiten? Wo sind meine Kollegen? Welcher Besprechungsraum ist frei? Und wo finde ich die Einrichtungen, die ich brauche?

Er berichtete außerdem, wie die Provinz ihre Flexwhere-Umgebung auf der Grundlage des Feedbacks der Mitarbeiter kontinuierlich verbessert. Von besseren Filtern und Informationen zur Barrierefreiheit bis hin zur Anzeige der aktuellen Belegung von Besprechungsräumen – es ist ein fortlaufender Prozess, der die Orientierung am Arbeitsplatz erleichtert.

Gemeinde Hilversum: Bessere Entscheidungen dank Belegungsdaten

Wie viel Bürofläche benötigen Sie wirklich? Und woher wissen Sie, welche Bereiche genutzt werden? Die Gemeinde Hilversum berichtete, wie sie das Flexwhere-Belegungs-Dashboard und Sensordaten nutzt, um die Nutzung ihrer Büroräume zu verstehen. Indem sie die tatsächliche Belegung betrachtet, anstatt sich auf Annahmen zu verlassen, gewinnt die Gemeinde wertvolle Erkenntnisse, die Entscheidungen über ihren Arbeitsplatz unterstützen.

Gemeinde Midden-Groningen: Das Wesentliche messen

Außerdem haben wir unser neuestes Kundenvideo mit der Gemeinde Midden-Groningen veröffentlicht, in dem gezeigt wird, wie Flexwhere in die Arbeitsweise der Gemeinde integriert ist. Lesen Sie die Kundenstory von Midden-Groningen und sehen Sie sich das Video an.

Mehr als nur Software: Hardware und Partner

Bei Flexwhere geht es nicht nur darum, was auf Ihrem Bildschirm passiert. Wir haben auch untersucht, wie Hardware und Integrationen das Arbeitserlebnis noch reibungsloser gestalten können.

Wir haben demonstriert, wie PuKK Workspace von ProDVX es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitsplatzreservierung mit einem einfachen NFC-Tippen zu bestätigen, während die Sensoren von Delmation Echtzeit-Einblicke in die Belegung von Besprechungsräumen liefern.

Außerdem haben wir uns angesehen, wie Narrowcasting nützliche Flexwhere-Informationen direkt ins Büro bringen kann. Stellen Sie sich Bildschirme vor, die verfügbare Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder hilfreiche Erinnerungen genau dort anzeigen, wo die Mitarbeiter sie brauchen.

All diese Lösungen dienen demselben Ziel: Flexwhere während des gesamten Arbeitstages benutzerfreundlicher und sichtbarer zu machen.

Nutzerakzeptanz: Vom Zugang zur täglichen Nutzung

Die richtige Arbeitsplatzsoftware zu haben, ist eine Sache. Die Mitarbeiter dazu zu bringen, sie regelmäßig zu nutzen, ist eine andere.

Deshalb war die Nutzerakzeptanz das zentrale Thema des diesjährigen Kundentags.

Wenn Mitarbeiter Flexwhere aktiv nutzen, profitieren alle davon. Kollegen können einander und freie Arbeitsplätze leichter finden, während Unternehmen zuverlässigere Einblicke in die Nutzung ihrer Gebäude erhalten.

Vor der Veranstaltung bewerteten die Teilnehmer die Nutzerakzeptanz in ihren eigenen Unternehmen im Durchschnitt mit 4 von 5 Punkten. Während der Veranstaltung verglichen wir diese Einschätzungen mit den tatsächlichen Nutzungsdaten, was zu einigen interessanten Diskussionen führte.

Eines ist klar: Den Mitarbeitern Zugang zu Flexwhere zu gewähren, ist nur der Anfang. Es in ihren Arbeitsalltag zu integrieren, ist das, worauf es wirklich ankommt.

Wir haben drei praktische Möglichkeiten vorgestellt, um die Akzeptanz zu fördern:

1. Machen Sie Flexwhere sichtbar.

   Verwenden Sie Schreibtischaufkleber, Plakate, Bildschirme im Büro und QR-Codes, die zu kurzen Anleitungen führen. Manchmal macht schon eine einfache Erinnerung am richtigen Ort den entscheidenden Unterschied.

2. Kommunizieren Sie kontinuierlich.

   Teilen Sie nützliche Tipps, stellen Sie neue Funktionen vor und sprechen Sie Mitarbeiter an, die Flexwhere noch nicht nutzen. Eine einzige Einführungs-E-Mail reicht selten aus.

3. Integrieren Sie es in den Arbeitsalltag.

   Stellen Sie Flexwhere beim Onboarding vor, sprechen Sie in Teambesprechungen darüber und beziehen Sie Kollegen ein, die anderen beim Einstieg helfen können.

Was die Teilnehmer sagten

Die Teilnehmer bewerteten den Kundentag mit 4,6 von 5 Punkten, wobei 57 % die Bestnote vergaben. Das größte Highlight war nicht eine bestimmte Funktion oder Präsentation, sondern die Gelegenheit, sich mit anderen Flexwhere-Kunden auszutauschen.

93 % der Befragten schätzten insbesondere das Treffen mit anderen Kunden, während 86 % es wertschätzten, zu erfahren, wie andere Unternehmen Flexwhere nutzen.

Einige der Erkenntnisse, die die Teilnehmer teilten:

„Messen heißt wissen.“

„Es gibt mehr Funktionen, als wir nutzen, und es stehen noch viele weitere Verbesserungen an.“

„Zu erfahren, wie andere Unternehmen Flexwhere nutzen, und zu sehen, wie man Dinge anders angehen kann.“

Und ein Teilnehmer fasste den Nachmittag perfekt zusammen:

„Tolles Treffen! Angenehm und inspirierend.“

Bis zum nächsten Mal

Ein großes Dankeschön an alle, die in Leusden dabei waren. Es war toll, so viele bekannte Gesichter zu sehen, neue Leute kennenzulernen und eure Ideen und Erfahrungen zu hören.

Ein besonderer Dank gilt der Provinz Drenthe und der Gemeinde Hilversum für ihre Erfahrungsberichte sowie der Gemeinde Midden-Groningen dafür, dass sie uns einen Einblick in den Einsatz von Flexwhere gegeben hat.

Wir freuen uns darauf, euch beim nächsten Mal wiederzusehen!

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Neugierig, was die neuen Funktionen für Ihre Organisation leisten können? Wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer oder vereinbaren Sie eine Demo.