So erleichtert Flexwhere Ihren Büroumzug, auch wenn nicht alles nach Plan läuft

Ein Büroumzug ist ein großer Schritt. Neue Räume, ein neuer Start und ein optimierter Grundriss schaffen neue Möglichkeiten. Gleichzeitig ist der Aufwand hoch. Planung, Umzug und laufender Betrieb müssen gut aufeinander abgestimmt werden.

Auch wir bei Flexwhere befinden uns mitten in einem Umzug. Dabei haben wir wertvolle Erkenntnisse gewonnen, wie unsere Plattform in dieser Phase unterstützen kann.

Von der Buchung eines Arbeitsplatzes bis zum Einblick in die Flächennutzung: Flexwhere wurde entwickelt, um den Büroalltag einfacher zu machen. Doch was passiert, wenn sich die gesamte Bürostruktur ändert? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Umzug mit den leistungsstarken Grundrissen von Flexwhere strukturiert umsetzen können, ergänzt durch Erfahrungen aus unserem eigenen Umzug.

Historische Daten behalten oder neu starten?

Eine der ersten Entscheidungen bei der Einrichtung Ihres neuen Büros in Flexwhere betrifft Ihre historischen Daten. Ihre aktuellen Statistiken sind mit Ihrem bestehenden Gebäude und Grundriss verknüpft. Bei einem Umzug beginnen Sie praktisch mit einer neuen digitalen Fläche und einem neuen Grundriss ohne Nutzungsdaten.

Die Frage ist daher: Möchten Sie Ihre bisherigen Statistiken behalten oder soll das neue Büro ein neuer Start sein?

Option 1: Historie behalten

Sind historische Daten für langfristige Trendanalysen wichtig? Dann können Sie den bestehenden Bürogrundriss gezielt ersetzen. Dabei wird das alte Grundrissbild durch die neue Darstellung ersetzt. Vorhandene Arbeitsplätze einschließlich der zugeordneten Dockingstations werden dabei sorgfältig auf die neue visuelle Struktur übertragen.

Sinnvoll, wenn:

Sie die Belegung vor und nach dem Umzug vergleichen möchten

Kontinuität in Berichten wichtig ist

Die Struktur Ihrer Arbeitsplätze weitgehend gleich bleibt

Option 2: Mit einem neuen Start beginnen

Vielleicht passt ein klarer Neuanfang besser zu einem neuen Standort. Wenn Sie vollständig neue Grundrisse und neue Arbeitsplätze anlegen, starten Sie für dieses Gebäude auch in Flexwhere mit neuen Analysen.

Sinnvoll, wenn:

der Grundriss grundlegend anders ist

Sie Leistungen nur in der neuen Umgebung messen möchten

historische Vergleiche weniger relevant sind

Unabhängig von Ihrer Wahl sollten Sie diese Entscheidung früh im Prozess treffen. Sie hat großen Einfluss auf die Einrichtung Ihrer Flexwhere Umgebung.

Dockingstations mit automatisierter Zuordnung neu verknüpfen

Für eine reibungslose Nutzung von flexiblen Arbeitsplätzen ist die korrekte Zuordnung von Dockingstations zu Arbeitsplätzen entscheidend. Während eines Umzugs kann das jedoch zeitaufwendig und mühsam sein. Diese Erfahrung haben wir selbst gemacht.

Gerade deshalb sehen wir den Mehrwert automatisierter Zuordnung. Ziel ist, dass Flexwhere Dockingstations automatisch erkennt und dem richtigen Arbeitsplatz zuordnet, mit möglichst wenig manuellem Aufwand. Daran arbeiten wir, auch auf Basis unserer eigenen aktuellen Erfahrungen.

Tipp: Kennzeichnen Sie vor dem Umzug jede Dockingstation eindeutig mit der zugehörigen Arbeitsplatz-ID. Das beschleunigt die erneute Zuordnung erheblich.

Die erste Zeit nach dem Umzug organisieren

Die ersten Tage oder Wochen in einem neuen Büro verlaufen oft nicht vollständig reibungslos. Auch mit guter Vorbereitung braucht es eine kurze Eingewöhnungsphase. Ihr neuer Grundriss in Flexwhere kann bereits korrekt eingerichtet sein. Solange jedoch noch nicht alle Komponenten physisch verbunden sind, kann die Belegungszeit noch von der tatsächlichen Situation abweichen.

Mit einer guten Vorbereitung bleibt diese Phase beherrschbar.

1. Datenstrategie festlegen
Entscheiden Sie im Voraus, ob Sie Ihre bisherigen Statistiken behalten oder neu beginnen. Diese Entscheidung bestimmt, wie Sie Ihre Flexwhere Umgebung einrichten.

2. Grundrisse rechtzeitig einrichten
Legen Sie die neuen Grundrisse frühzeitig in Flexwhere an. Auch wenn Dockingstations noch nicht angeschlossen sind, können Sie Arbeitsplätze und Räume bereits vorbereiten. Teams können sich so frühzeitig an den neuen Grundriss gewöhnen und bei Bedarf bereits buchen. Kommunizieren Sie dabei klar, dass es anfangs zu kleinen Abweichungen kommen kann.

3. Automatisches Freigeben vorübergehend anpassen
Die Funktion zum automatischen Freigeben hilft, Flächen effizient zu nutzen. In der ersten Phase nach einem Umzug kann sie jedoch Arbeitsplätze freigeben, obwohl das System die Belegung noch nicht korrekt erfasst, zum Beispiel bei noch nicht zugeordneten Dockingstations.

Prüfen Sie daher, ob Sie das automatische Freigeben vorübergehend deaktivieren, etwa für einige Tage oder eine Woche, bis die Belegungszeit wieder zuverlässig ist. So vermeiden Sie, dass Kollegen an einem gebuchten Arbeitsplatz ankommen, der plötzlich wieder als verfügbar angezeigt wird.

Kommunikation ist Ihr wichtigstes Hilfsmittel

Software wie Flexwhere ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Umzugs. Genauso wichtig ist jedoch die Kommunikation mit Ihren Teams.

Klare Erwartungen schaffen Informieren Sie alle Beteiligten über die Planung und über mögliche vorübergehende Einschränkungen bei der Genauigkeit von Daten. Kommunizieren Sie offen, dass es eine kurze Eingewöhnungsphase geben kann.

Eindeutige Anweisungen geben Dürfen bestimmte Teams bereits ins Büro kommen? Erfolgt der Umzug etagenweise? Klare Vorgaben vermeiden Unsicherheit und unnötige Rückfragen.

Die Rolle von Flexwhere erklären Zeigen Sie, wie Flexwhere während des Umzugs unterstützt. Erklären Sie, wie Kollegen die neuen Grundrisse verwenden und was sie bei der Buchung eines Arbeitsplatzes erwarten können.

Einen Feedback-Kanal bereitstellen Machen Sie es einfach, Probleme zu melden, zum Beispiel bei der Buchung eines Arbeitsplatzes oder bei Geräten. Dieses Feedback hilft dabei, schnell nachzusteuern.

Zusätzliche Tipps für einen strukturierten Umzug mit Flexwhere

Schrittweise umziehen Wenn möglich, ziehen Sie teamweise oder abteilungsweise um. Das schafft Übersicht und ermöglicht es dem Facility-Team, sich auf einzelne Bereiche zu konzentrieren. In Flexwhere können Etagen oder Zonen erst dann sichtbar gemacht werden, wenn sie vollständig bereit sind.

Frühzeitig aufräumen Bitten Sie Kollegen, ihren bisherigen Arbeitsplatz vor dem Umzug aufzuräumen. Weniger Gegenstände bedeuten weniger Aufwand am neuen Standort.

Informationspaket für den ersten Tag Geben Sie Kollegen bei ihrer Ankunft eine kurze Übersicht mit den wichtigsten Informationen, zum Beispiel einen Ausdruck des neuen Grundrisses, Kontaktdaten und WLAN-Informationen.

Sichtbare Hilfezone einrichten Richten Sie für die ersten Tage einen gut sichtbaren Helpdesk ein, an den sich Kollegen mit Fragen zu IT, Grundriss oder Arbeitsplatzbuchung wenden können.

Nachträglich evaluieren Versenden Sie nach einigen Wochen eine kurze Umfrage, um Feedback zum Umzug und zur neuen Arbeitsumgebung zu sammeln. Das hilft bei der weiteren Optimierung.

Beschilderung aktualisieren Stellen Sie sicher, dass physische Beschilderung und digitale Navigation zu den neuen Grundrissen in Flexwhere passen.

Vorab gründlich testen Lassen Sie vor der offiziellen Eröffnung ein kleines Team einen Probetag durchführen. Dabei sollten Arbeitsplätze gebucht, Dockingstations geprüft und WLAN-Verbindungen getestet werden. So erkennen Sie mögliche Probleme rechtzeitig.

Ein Büroumzug muss kein Problemfall sein. Mit einer klaren Vorgehensweise, guter Kommunikation und dem gezielten Einsatz von Flexwhere wird aus einer komplexen.

Umstellung eine Chance für effizienteres Arbeiten und eine zukunftsfähige Arbeitsumgebung.

Auf Basis unserer eigenen Erfahrungen unterstützen wir Sie dabei, Ihren nächsten Umzug so reibungslos wie möglich zu gestalten.