Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert am 4. November 2026 · Version 3.0

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, Ihr Flexwhere-Konto nutzen oder unseren Support kontaktieren, warum wir das tun und welche Rechte Sie haben. Bei Fragen zu dieser Erklärung schreiben Sie uns an privacy@dutchview.com.

Wer wir sind

Flexwhere ist eine Arbeitsplatz-Anwendung (SaaS-Lösung) für flexibles Arbeiten: Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze buchen und Kollegen finden, die Dutchview information technology B.V. (im Folgenden: Dutchview) Kundenorganisationen zur Verfügung stellt. Bei den in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen sind wir Verantwortlicher. Verarbeiten wir Daten innerhalb von Flexwhere im Auftrag unserer Kundenorganisationen, sind wir Auftragsverarbeiter; diese Verarbeitung unterliegt dem Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Kunden und nicht dieser Erklärung. Bei Fragen dazu wenden Sie sich bitte an die Organisation, für die Sie arbeiten.

Unsere Angaben:
Dutchview information technology B.V.
Keizerstraat 43
7411 HE Deventer
Niederlande
Handelsregisternummer (KvK): 53977599

Welche Daten wir erheben

Kontaktdaten: Daten, mit denen wir Sie kontaktieren können. Zum Beispiel: Name, Firmenname, Position, Land, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Kontodaten: Daten, die Sie als Nutzer identifizieren. Zum Beispiel: Benutzername, gehashtes Passwort und die Profildaten, die bei der Anmeldung mit einem Google-, Microsoft- oder Apple-Konto übermittelt werden.

Klick- und Nutzungsdaten: Daten darüber, wie Sie unsere Website und App nutzen. Zum Beispiel: besuchte Seiten, Besuchsdauer, Klicks, Cookies und andere Analysedaten.

Von Ihnen erstellte Inhalte: Daten, die Sie erstellen, wenn Sie uns kontaktieren. Zum Beispiel: die Frage in Ihrem Kontaktformular oder Support-Ticket, Antworten auf Umfragen, Feedback sowie die Aufzeichnung, das Transkript und die Zusammenfassung eines Telefonats mit unserem Support.

Wie und warum wir Ihre Daten verarbeiten

Zweck	Datenkategorien	Rechtsgrundlage	Speicherdauer
Betrieb unserer Website. Wenn Sie unsere Website aufrufen, erheben wir technische Informationen.	Klick- und Nutzungsdaten	Unser berechtigtes Interesse	Siehe unsere Cookie-Erklärung
Erstellung und Nutzung eines Kontos. Wenn Sie ein Konto erstellen, geben Sie uns Informationen über sich.	Kontaktdaten, Kontodaten	Vertragserfüllung	Bis 2 Jahre nach der letzten Nutzung des Kontos
Bearbeitung Ihrer Demo- oder Testanfrage. Wenn Sie über unsere Website eine Demo oder einen Test anfragen, verarbeiten wir Ihre Daten, um die Anfrage zu erfüllen.	Kontaktdaten	Vertragserfüllung	Bis 6 Monate nach der Demo oder dem Test
Bearbeitung von Kontakt- und Supportanfragen. Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular, Chat oder Ticket kontaktieren, geben Sie uns Informationen über sich und Ihr Anliegen.	Kontaktdaten, von Ihnen erstellte Inhalte	Vertragserfüllung, unser berechtigtes Interesse	Bis 2 Jahre nach dem letzten Kontakt
Telefonischer Kontakt mit unserem Support. Siehe den Abschnitt unten.	Kontaktdaten, von Ihnen erstellte Inhalte	Unser berechtigtes Interesse	Aufzeichnung und Transkript: bis die Zusammenfassung gespeichert ist. Zusammenfassung: bis 2 Jahre nach dem letzten Kontakt

Telefonischer Kontakt mit unserem Support

Wenn Sie unsere Support-Hotline anrufen, zeichnen wir das Gespräch auf. Bevor Sie verbunden werden, hören Sie einen Hinweis und können der Aufzeichnung widersprechen. In diesem Fall wird das Gespräch nicht aufgezeichnet und nicht weiter verarbeitet. Wir zeichnen Gespräche auf, um die Qualität unseres Supports zu prüfen und zu verbessern, unsere Supportmitarbeiter zu schulen und eine Zusammenfassung des Gesprächs in der Kundenakte Ihrer Organisation festzuhalten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an gutem Kundensupport und vollständigen Kundenakten.

Die Aufzeichnung wird von unserem Telefonieanbieter Voys B.V. und dessen Unterauftragsverarbeitern, alle innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, automatisch transkribiert und zusammengefasst. Aufzeichnung und Transkript werden gelöscht, sobald die Zusammenfassung in unserem CRM-System (HubSpot, EU-Region) gespeichert ist. Die Zusammenfassung speichern wir bis 2 Jahre nach Ihrem letzten Kontakt mit unserem Support, dieselbe Frist wie bei anderen Supportanfragen. Auch unsere Supportmitarbeiter werden aufgezeichnet und sind darüber informiert.

Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen oder die Löschung der Zusammenfassung Ihres Gesprächs verlangen, über support@flexwhere.com.

Wer Ihre Daten außerdem verarbeitet

Für die oben genannten Zwecke setzen wir die folgenden Auftragsverarbeiter ein. Sie verarbeiten Ihre Daten nach unseren Weisungen, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, sofern nicht anders angegeben.

• HubSpot (Kundenbeziehungsmanagement, Kontaktformulare, Support-Tickets, Gesprächszusammenfassungen und der KI-Chatbot auf unserer Support-Website). Unser HubSpot-Konto wird in der EU-Region gehostet. HubSpot Inc. ist ein US-Unternehmen; etwaige Übermittlungen in die USA sind durch das EU-US Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln abgedeckt.
• Voys B.V. (Telefonie, Gesprächsaufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung), mit seinen Unterauftragsverarbeitern Devhouse Spindle B.V., Osso B.V. und Amazon Web Services EMEA SARL, alle innerhalb des EWR.
• Google Analytics (Website-Statistiken). Die Einzelheiten, einschließlich der Speicherfristen, finden Sie in unserer Cookie-Erklärung.
• OVHcloud (Roubaix und Gravelines, Frankreich) (Hosting von Flexwhere und Ihren Kontodaten, innerhalb des EWR).
• Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, USA) (Versand von Kontoeinladungen und System-E-Mails: Name und E-Mail-Adresse). Übermittlungen in die USA sind durch das EU-US Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln abgedeckt.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir können Daten weitergeben, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, zum Beispiel wenn die Polizei bei Verdacht auf eine Straftat Daten anfordert.

Wie wir Ihre Daten schützen

Dutchview ist nach ISO/IEC 27001 und ISO 9001 zertifiziert. Unter anderem verschlüsseln wir Daten bei der Übertragung, nutzen wo möglich Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Single Sign-on, hosten Ihre Kontodaten und die Anwendung innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, beschränken den Zugriff auf die Personen, die ihn für die genannten Zwecke benötigen, und protokollieren, wer wann Zugriff auf Daten hatte.

Ihre Datenschutzrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, auf Widerruf einer erteilten Einwilligung und auf Erhalt Ihrer Daten in einem übertragbaren Format. Um ein Recht auszuüben, schreiben Sie uns an privacy@dutchview.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht zufrieden sind, teilen Sie uns das bitte zuerst mit, damit wir es klären können. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) oder bei einer anderen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen.

Cookies

Welche Cookies unsere Website verwendet und wie lange, ist in unserer Cookie-Erklärung beschrieben.

Websites Dritter

Unsere Website enthält Links zu Websites Dritter. Wir sind nicht dafür verantwortlich, wie diese Websites mit personenbezogenen Daten umgehen. Lesen Sie deren Datenschutzerklärungen.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Die aktuelle Version ist immer auf unserer Website verfügbar, mit dem Datum der letzten Änderung oben. Kontoinhaber informieren wir per E-Mail über wichtige Änderungen, bevor sie wirksam werden.