„Allein durch Messen spart man Geld und beendet das Rätselraten“

Die Gemeinde Midden-Groningen stellt sich vor

Als die Gemeinde Midden-Groningen neue Gebäude bezog, war die Organisation bereits auf dem Weg zum hybriden Arbeiten. Sie brauchte eine Möglichkeit, ihre Arbeitsplätze flexibel zu verwalten und gleichzeitig genau im Blick zu behalten, wie die Flächen tatsächlich genutzt werden. Zum Start führte die Gemeinde Flexwhere an rund 60 Arbeitsplätzen ein. Innerhalb von etwa sechs Wochen hatten die Mitarbeitenden das System richtig angenommen.

Ausgangslage

Die Gemeinde stellte schnell fest, dass sich die Mitarbeitenden mit Arbeitsplatzreservierungen schwertaten. Jemand reservierte zum Beispiel einen Schreibtisch und kam um 9 Uhr ins Büro, nur um festzustellen, dass ein Kollege ihn schon um 8 Uhr belegt hatte. Die Mitarbeitenden waren für diese Arbeitsweise schlicht noch nicht bereit. Deshalb entschied sich die Gemeinde relativ schnell, die Reservierungsfunktion nicht mehr zu nutzen, und konzentrierte sich stattdessen darauf, in Echtzeit anzuzeigen, wer welchen Platz nutzt.

Die größere Herausforderung war die Wahrnehmung. Menschen reagieren sehr empfindlich auf gefühlte Enge, und Beschwerden über volle Büros landeten bei Teamleitern und manchmal beim Betriebsrat. 2022 erklärte sich die Gemeinde bereit, 500 Asylsuchende in einem Gebäude in Zuidbroek unterzubringen. Außerdem sollten die Königliche Marechaussee und die Polizei auf dem gemeindlichen Betriebshof untergebracht werden. Ein Teamleiter sagte sofort, dass dafür kein Platz sei, und die erste Reaktion war, dass ein zusätzliches temporäres Bürogebäude gebaut werden müsse.

„In neun von zehn Fällen sprechen die Leute aus dem Bauch heraus.“

Lösung

Statt zuerst zu bauen, warf die Gemeinde einen Blick auf die Daten. Flexwhere zeigte eine Auslastung von rund 50 %. Es war also mehr als genug Platz vorhanden.

Heute ist das Ankommen im Gebäude durchgängig vernetzt. Die Mitarbeitenden kommen mit dem Fahrrad, stellen es im Fahrradkeller ab und sehen gleich nach den ersten Schritten im Gebäude einen Bildschirm. Dieser zeigt die Verfügbarkeit der Arbeitsplätze pro Etage: Grün bedeutet frei, Gelb bedeutet belegt und Rot bedeutet, dass dort aktiv gearbeitet wird. Belegungssensoren messen, ob Schreibtische und Besprechungsräume tatsächlich genutzt werden. Arbeitsplätze werden automatisch freigegeben, wenn jemand länger als eine Stunde abwesend ist oder sich abmeldet.

Ergänzend dazu setzt die Gemeinde auf klare, einfache Vereinbarungen. So soll ein Ruhearbeitsplatz zum Beispiel nicht länger als zwei Stunden belegt werden. Danach kehren die Mitarbeitenden in die Zone ihres Teams zurück oder arbeiten bei Bedarf von zu Hause aus.

„Man will weg von Annahmen und mit Daten zeigen, ob Schreibtische und Besprechungsräume wirklich genutzt werden.“

Ergebnis

Indem Midden-Groningen echte Belegungsdaten nutzt, statt sich auf Annahmen zu verlassen, kann die Gemeinde fundiertere Entscheidungen über ihre Gebäude und Arbeitsplätze treffen.

• Unnötige Baukosten vermeiden. Ein zusätzlicher Raum im Gebäude hätte rund 150.000 € gekostet. Mit den Belegungsdaten konnte die Gemeinde nachweisen, dass die zusätzliche Fläche nicht nötig war. Durch die bessere Nutzung der vorhandenen Arbeitsplätze und die Einhaltung der vereinbarten Regeln ist eine Erweiterung überflüssig.
• Weniger Spannungen rund um die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen. Statt sich darauf zu verlassen, wie voll sich ein Gebäude anfühlt, kann die Gemeinde mit Daten zeigen, wie viel Fläche tatsächlich genutzt wird. Das nimmt den Diskussionen über Arbeitsplatzkapazitäten die Schärfe.
• Verstehen, wie Besprechungsräume genutzt werden. Die Sensoren zeigten, dass rund 10 % der Besprechungen No-Shows sind. Die Gemeinde ermutigt ihre Mitarbeitenden außerdem, ihre Meeting-Gewohnheiten zu überdenken, etwa die Frage, warum Besprechungen oft für eine volle Stunde statt für 45 Minuten angesetzt werden.
• Neue Arbeitsweisen fördern. Früher hatte jeder seinen eigenen festen Arbeitsplatz und jedes Team seinen eigenen Besprechungsraum. Das ist heute nicht mehr so. Die Mitarbeitenden lernen, Flächen zu teilen und effizienter zu nutzen.
• Nachhaltigkeitsziele unterstützen. Die Daten aus Flexwhere helfen der Gemeinde auch dabei, Möglichkeiten zur Senkung des Energieverbrauchs zu prüfen. Durch die Analyse von Belegungsmustern kann sie beurteilen, ob ein ganzes Gebäude an bestimmten Tagen geschlossen werden kann, um Strom- und Heizkosten zu sparen.

„Fläche ist teuer. Und Fläche ist knapp. Gehen Sie klug damit um.“

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