Eine Frau, die mit der Planung der Logistik für den Gang ins Büro überfordert ist.

01-13-2026

Die „Koordinationsbelastung“: Warum Entscheidungskomplexität die stille Gefahr für hybride Arbeitskulturen ist

Written by Samantha van Putten

Mitarbeitern wurde versprochen, das Beste aus beiden Welten zu bekommen. Hybrides Arbeiten sollte die Selbstbestimmung des Homeoffice mit der Dynamik der Zusammenarbeit im Büro vereinen. Vermarktet wurde es als „Flexibilität“.

Für viele hat sich diese Flexibilität jedoch in etwas Anstrengendes verwandelt: Logistik.

Jeden Morgen – oder bereits Sonntagabend – beginnt für Mitarbeitende eine komplexe Planungsaufgabe:
„Wenn ich am Dienstag ins Büro gehe, ist Sarah dann da? Oder kommt sie mittwochs? Und falls ich Mittwoch gehe – gibt es dann noch einen Platz in der Nähe des Marketingteams oder lande ich im Ausweichbereich? Lohnt sich die Anfahrt überhaupt, wenn ich nur an Zoom-Meetings mit Kollegen teilnehme, die zu Hause sind?“

Das ist die Koordinationsbelastung.

Sie beschreibt den Zeit-, Energie- und Denkaufwand, der nötig ist, um scheinbar einfache Fragen wie „Wo arbeite ich heute?“ oder „Wie arbeite ich heute?“ zu beantworten. In Unternehmen ohne digitale Unterstützung liegt diese Last vollständig bei den Mitarbeitenden – auf Kosten von Produktivität und Motivation.

Der hohe Preis „radikaler Flexibilität“

Nach der Pandemie entschieden sich viele Unternehmen zunächst für eine offene Regelung: „Kommt, wann ihr wollt.“ – das klang verständnisvoll.

In der Praxis führt unregulierte Flexibilität jedoch zu Unübersichtlichkeit. Wenn Mitarbeitende ihre Pläne nicht aufeinander abstimmen können, wird der Bürobesuch zum Glücksspiel. Zwei typische Folgen:

Das Geisterstadt-Phänomen

Ein Mitarbeiter fährt 45 Minuten ins Büro, zahlt Parkgebühren und kauft Mittagessen – nur um festzustellen, dass die wichtigsten Kollegen im Homeoffice sind. Den Tag verbringt er in Videocalls, in einem halbleeren Raum. Die persönliche „Return on Commute“ (RoC) fällt negativ aus. Beim nächsten Mal bleibt er zu Hause.

Die Überbelegungskrise

Gleichzeitig etabliert sich eine informelle Regel: Dienstag ist ein guter Bürotag. Plötzlich ist das Büro an diesem Tag zu 120 % ausgelastet. Die Raumverwaltung gerät unter Druck, Besprechungsräume sind dauerhaft belegt, der Lärmpegel ist hoch.

In beiden Fällen übernehmen Mitarbeitende de facto die Rolle eines Facility Managers. Sie müssen das Verhalten ihrer Kollegen antizipieren, um ihre Arbeitswoche zu optimieren – eine kognitive Zusatzbelastung, die nichts mit ihren eigentlichen Aufgaben zu tun hat.

Entscheidungskomplexität untergräbt Engagement

Studien von Gartner zeigen: Mitarbeitende verlassen häufiger Unternehmen, die keine klaren Regeln für hybrides Arbeiten festlegen. Der Grund: Unklarheit erzeugt Stress.

Ohne Lösung für das Koordinationsproblem entsteht eine Schattenlogistik – bestehend aus Slack-Chats, WhatsApp-Gruppen und Excel-Listen, um Anwesenheiten abzustimmen. Das ist nicht nur umständlich, sondern hemmt auch die Produktivität. Fokussiertes Arbeiten wird durch organisatorische Aufgaben ersetzt.

Wenn ein Team 15 Minuten braucht, um einen gemeinsamen Bürotag zu finden, ist diese Zeit verloren. Und wenn das jede Woche in jedem Team passiert, summiert sich der Aufwand schnell.

Von „Plätze buchen“ zu „Menschen verbinden“

Wie lässt sich die Koordinationsbelastung reduzieren?

Indem Technologie im Büro nicht länger als Verwaltungstool, sondern als Verbindungselement verstanden wird. Bisher galt Arbeitsplatzbuchung als Teil des Inventarmanagements – gedacht für Facility Manager.

Doch um hybride Arbeit zu entlasten, müssen diese Tools als soziale Hilfsmittel für Mitarbeitende gestaltet werden. Technologie muss die Brücke schlagen zwischen:
„Ich suche einen Arbeitsplatz“ und „Ich will mit meinem Team zusammenarbeiten“.

Unsichtbares sichtbar machen

Mitarbeitende dürfen nicht raten müssen, wer im Büro ist. Sie müssen es sehen können.
Ein intelligentes System erlaubt die Suche nach Personen – nicht nur nach Plätzen.
Statt „Arbeitsplatz 4B buchen“ wird es:
„Einen Platz beim Produktteam am Mittwoch buchen.“

Gemeinsame Bürozeiten einfach festlegen

Laut Stanford-Forscher Nicholas Bloom sind feste Ankertage im Team entscheidend für funktionierendes hybrides Arbeiten.

Die manuelle Koordination ist jedoch aufwendig. Digitale Tools können das übernehmen: Wenn sich ein Team für Donnerstag entscheidet, plant das System automatisch, informiert, gruppiert Kollegen im Grundriss und warnt bei Überbelegung.
So entfällt die Frage „Wann gehe ich ins Büro?“ – das System sagt: „Ihr Team ist donnerstags vor Ort.“

Daten für echte Verbesserungen nutzen

Weniger Koordinationsaufwand bedeutet auch: besser verstehen, wie das Büro wirklich genutzt wird.

Werden Rückzugsräume häufig gebucht, aber offene Zonen gemieden? Dann ist es im Büro vermutlich zu laut.

Werden Freitagbuchungen häufig storniert? Dann funktioniert „Social Friday“ offenbar nicht.

Mit solchen Einblicken können Facility Manager und HR die Arbeitsumgebung bedarfsgerecht anpassen – und aus dem Büro eine hilfreiche Umgebung statt ein Hindernis machen.

Das Büro ist Mittel, nicht Zweck

Hybrides Arbeiten verfolgt nicht das Ziel, möglichst viele Menschen ins Büro zu holen. Ziel ist es, den Büroaufenthalt reibungslos zu gestalten – wenn Mitarbeitende vor Ort sind.

Um Fachkräfte zu binden und Zusammenarbeit zu fördern, darf die organisatorische Last nicht bei den Mitarbeitenden bleiben. Es braucht digitale Strukturen, die Ort und Zeit automatisch unterstützen – damit sich Mitarbeitende ganz auf ihre Inhalte konzentrieren können.

Weniger Reibung. Weniger Belastung. Mehr Fokus.