Die Anfangsphase des hybriden Arbeitens ist vorbei. Inzwischen haben die meisten Organisationen ihre Ausstattung ergänzt, interne Richtlinien überarbeitet und eine Buchungssoftware eingeführt. Doch wer an einem Dienstagmorgen ein Büro betritt, erlebt häufig weiterhin Reibungsverluste: Mitarbeiter finden ihr Team nicht, viele gebuchte Arbeitsplätze bleiben ungenutzt, und im HR-Bereich wächst die Sorge, dass aus „flexibel“ inzwischen „zersplittert“ geworden ist.
Kommt Ihnen Ihre hybride Strategie chaotisch vor, obwohl Sie die passende Software nutzen? Dann liegt das Problem meist nicht in der Anwendung selbst – sondern in ihrer Konfiguration.
Eine smarte Arbeitsplatz-App wird oft wie ein IT-Projekt behandelt. Tatsächlich handelt es sich jedoch um ein Change-Projekt. Software entfaltet ihren Nutzen erst durch die zugrunde liegenden Regeln. Ob ein Büro leer bleibt oder als produktiver Treffpunkt dient, entscheidet sich häufig in den unsichtbaren Strukturen der Einstellungen.
Für den operativen Erfolg braucht es weniger Fokus auf das Interface – und mehr auf die Konfiguration. Die folgenden sechs Best Practices helfen beim erfolgreichen Start in eine hybride Arbeitsweise:
1. Digitale Umgebung strukturieren: der digitale Zwilling
Ein häufiger Fehler ist, lediglich den Grundriss hochzuladen – und es dabei zu belassen. Doch wie die digitale Arbeitsumgebung strukturiert ist, beeinflusst direkt das Verhalten im Büro.
Ziel ist Auffindbarkeit. Wenn Mitarbeitende durch fünf Filter klicken müssen, um einen Platz zu finden, verlieren sie schnell die Motivation.
Best Practice: Denken Sie in funktionalen Zonen statt nur in Etagen. Statt 500 gleichwertige Arbeitsplätze bereitzustellen, teilen Sie das Büro in klar benannte Bereiche auf, z. B. „Sales-Zone“ oder „Ruhebereich“.
Vermeiden Sie Überdetaillierung. Zu viele spezifische Merkmale wie Monitor-Marke oder Stuhlfarbe führen zu Entscheidungsschwierigkeiten. Reduzieren Sie die Auswahl auf wenige, gut verständliche Kategorien wie „Standard“, „Stehplatz“ oder „mit zwei Monitoren“.
2. Buchungsregeln festlegen: der „Zero-Touch“-Standard
Eines der größten Probleme im hybriden Büroalltag sind sogenannte „No shows“ – Arbeitsplätze werden vorsorglich gebucht, aber nicht genutzt. So blockieren Mitarbeitende Plätze, die andere verwenden könnten.
Die Lösung: Automatische Bestätigung bei tatsächlicher Nutzung. Manuelles Einchecken oder QR-Codes stoßen oft auf Ablehnung.
Empfehlung: Nutzen Sie die „Auto-Claim“-Funktion. Diese erkennt Mitarbeitende z. B. über eine bestehende WLAN-Verbindung oder ein angeschlossenes Dockingstation und bestätigt die Buchung automatisch.
Sicherheitsmaßnahme: Stellen Sie eine „Auto-Release“-Regel ein. Wird ein gebuchter Platz innerhalb von 30 Minuten nach Beginn nicht erkannt, wird er automatisch freigegeben. So erhöhen Sie die Auslastung, ohne Mehraufwand für die Mitarbeitenden.
3. Sichtbarkeit konfigurieren: Zusammenarbeit ermöglichen
Manche Organisationen versuchen, Zusammenarbeit über feste Zuordnungen zu steuern – z. B. durch Einschränkungen bei Buchungsrechten. Das macht Büroflächen starr und behindert Eigenverantwortung.
Effizienter ist es, Sichtbarkeit als Steuerungselement zu nutzen.
Standardmäßig sichtbar: Stellen Sie die Funktion „Kollegen finden“ so ein, dass Mitarbeitende einander sehen können – außer sie passen ihre Sichtbarkeit selbst an.
Planung ermöglichen: Aktivieren Sie die Anzeige geplanter Buchungen für die kommende Woche. So erkennen Teams, wann und wo Kollegen anwesend sind – und stimmen ihre Bürozeiten automatisch aufeinander ab. Für Zusammenarbeit braucht es keine Vorschrift – nur Transparenz.
4. Rollen gezielt vergeben: mehr Handlungsspielraum für Teams
Viele Organisationen starten mit einem zentralisierten Rollenmodell – nur IT oder das Facility-Team erhält Admin-Rechte. Das führt zu Verzögerungen.
Besser: Verantwortung dezentral verteilen.
Tipp: Weisen Sie Teamleitern oder Office-Managern eine Manager-Rolle zu. So können sie Buchungen im Team direkt verwalten.
Vorteil: Wird ein Kollege kurzfristig krank, kann die Führungskraft den Arbeitsplatz selbst freigeben – ohne Wartezeiten und ohne IT-Unterstützung. Die Belegungsübersicht bleibt aktuell.
5. Schnittstellen richtig nutzen: Räume und Arbeitsplätze unterscheiden
Technische Integrationen erhöhen den Nutzungskomfort – erfordern aber unterschiedliche Ansätze je nach Raumtyp.
Besprechungsräume: Hier ist die Kalenderintegration zentral. Die App-Buchung sollte automatisch einen Termin im Kalender anlegen. Wird der Termin abgesagt, muss auch der Raum freigegeben werden.
Arbeitsplätze: Hier gilt ein anderer Fokus. Erfolgreiche Organisationen reduzieren Kalender-Komplexität und setzen auf Single Sign-On und eine Anbindung an das Active Directory. So erhalten neue Mitarbeitende automatisch Zugang und scheiden bei Austritt direkt aus. Das vereinfacht Onboarding und erhöht die Sicherheit.
6. Daten nutzen: Nicht zur Kontrolle, sondern zur Optimierung
Wie Daten eingesetzt werden, prägt die Wahrnehmung des Systems. Wenn Dashboards als Kontrollinstrument dienen, entsteht Misstrauen.
Setzen Sie Daten zur Optimierung der Flächennutzung ein.
Nicht nur Anwesenheit zählt: Achten Sie darauf, wo Mitarbeitende sitzen. Wird der Teamarbeitsbereich genutzt, während Ruhebereiche leer bleiben?
Nutzen Sie diese Erkenntnisse: Wird ein bestimmter Raumtyp dauerhaft stark nachgefragt (z. B. Telefonkabinen), lassen sich untergenutzte Zonen entsprechend umgestalten. Daten sollten die Bürogestaltung leiten – nicht HR-Vorgaben.
Fazit: Konfiguration schafft Struktur für hybride Arbeit
Oft wird über „die Zukunft der Arbeit“ gesprochen, als sei sie ein fernes Ziel. Für Facility Manager zeigt sich diese Zukunft in der Konfiguration. Die Einführung einer Buchungsplattform ist kein Endpunkt, sondern der Beginn eines kontinuierlichen Prozesses.
Wer sich an diesen sechs operativen Prinzipien orientiert – von automatischer Freigabe bis zur Sichtbarkeit im Team – schafft mehr als nur Software. Er schafft eine Arbeitsumgebung, die Reibung reduziert und Flexibilität tatsächlich umsetzbar macht.
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