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Blog Das Büro der Zukunft: Büroalltag im Wandel dank Desk-Sharing

Sarah Scheller

Verfasst von Sarah Scheller

s.scheller@flexwhere.delinkedin

Durch COVID-19 musste sich die Bürowelt an neue Arbeitsmodelle anpassen: Das zunächst ungewohnte Arbeiten aus dem Homeoffice ist mittlerweile für viele Unternehmen und Mitarbeiter zur Normalität geworden. Laut einer Studie von Deloitte wollen 66% aller Unternehmen in Deutschland auch nach der Pandemie flexible Arbeitsmodelle fortführen. Unternehmen müssen sich jetzt auf die Arbeitswelt nach COVID-19 vorbereiten, um diesen Herausforderungen langfristig entgegenzukommen. Insbesondere HR, IT- und Office-Manager stehen vor der Schwierigkeit, ein effizientes und mitarbeiterfreundliches Büro der Zukunft zu gestalten. Welche Herausforderungen und Lösungen mit den Bürokonzepten der Zukunft verbunden sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Quelle: Delloite. Wie arbeiten wir zukünftig im Büro?

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Antwort auf die Frage: Wie sieht Ihr Büroarbeitsplatz aktuell aus?

Quelle: Delloite. Future of Workplace. Deutsche Büros und die Zukunft der digitalen Arbeitswelt

Welche Herausforderungen und Chancen bietet die postpandemische Ära für Unternehmen?

Wenn von einem 30-köpfigen Team nur zwei Mitarbeiter an bestimmten Tagen im Büro physisch anwesend sind, wird für diese zwei Mitarbeiter nicht unbedingt ein Büroraum mit mehr als 30 Arbeitsplätzen benötigt. Durch hybride Arbeitskonzepte ist es für Unternehmen mühseliger geworden, Arbeitsplätze im Büro zu koordinieren: das heißt, beispielsweise vorauszuplanen, wie viele Mitarbeiter im Büro anwesend sein werden und wie viele Arbeitsplätze genutzt werden.

Um Arbeitsplätze effizient zu organisieren, benötigt es an smarten Technologien, die
beispielsweise die Koordinierung von freien Schreibtischen vereinfacht. Persönliche Büroräume werden in Zukunft obsolet sein, sodass jeder Arbeitsplatz täglich wieder neu zur Verfügung gestellt werden sollte. Dieses Konzept nennt sich „Clean Desk”-Modell, welches die DZ Bank bereits in ihrem Musterbüro testet, wie eine Reportage der Tagesschau berichtet. Smarte Tools wie Desk-Sharing Softwares können die Organisation von Arbeitsplätzen vereinfachen, indem bspw. Mitarbeiter flexible Arbeitsplätze reservieren können.

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Quelle: Delloite. Future of Workplace. Deutsche Büros und die Zukunft der digitalen Arbeitswelt

Einsatz von smarten Kommunikationstechnologien

Die Einführung von hybriden Arbeitsplätzen führt zu einer weiteren Herausforderung: Es wird schwieriger, Meetings zu koordinieren, da durch flexible Arbeitsmodelle,
Meetingteilnehmer stetig auf die digitale Kommunikation angewiesen sind. Um eine einwandfreie Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Homeoffice zu ermöglichen, hat die DZ Bank jeder ihrer Schreibtische mit Kameras und Mikrofonen ausgestattet. Laut einer Studie von Deloitte muss das Büro der Zukunft aber auch vor allem mit technischen Werkzeugen wie Videowalls oder mobilen Office-Apps ausgestattet sein.

Die Desk-Sharing Lösung FlexWhere bietet eine smarte Funktion, die es gestattet, die Hot-Desking Software mit anderen Anwendungen wie Google Kalender oder Outlook zu verknüpfen. Um andere Mitarbeiter im Gebäude zu lokalisieren, ist in der Desk-Sharing App eine Suchfunktion integriert, die Mitarbeiter nutzen können.

FlexWhere Desk Sharing App - Behalten Sie den Überblick
Mit Heatmaps, Diagrammen und Statistiken

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Kosten für ungenutzte Arbeitsflächen sparen

Eine weitere Aufgabe, vor der Unternehmen stehen, ist das Kostenmanagement von Arbeitsflächen. Das Risiko, unnötige Kosten für ungenutzte Flächen zu verbrauchen, ist groß, wenn Unternehmen sich nicht im Klaren darüber sind, welche und wieviele
Räumlichkeiten (nicht) gebraucht werden.  Wie die Tagesschau berichtet, konnte T-Systems bereits durch die Einführung von Desk-Sharing einige Arbeitsplätze und somit Kosten einsparen.

So gestalten HR-, IT- und Office-Manager den Arbeitsplatz der Zukunft mithilfe von Desk-Sharing Software


Um den oben genannten Herausforderungen entgegenzukommen, müssen Unternehmen Arbeitsplatz-Systeme schaffen, die Flexibilität ermöglichen. Dazu benötigt es an smarten Technologien, die die Koordinierung von Arbeitsplätzen und Meetings für Office-Manager zentralisiert als auch Statistiken bereitstellt, die für das Kostenmanagement genutzt werden können.

Hier bietet sich für Unternehmen das FlexWhere Desk-Sharing Buchungssystem an, mit dem Mitarbeiter Arbeitsplätze reservieren können. Egal, ob von zu Hause aus oder Unterwegs - Mitarbeiter sind dank der mobilen App nicht nur flexibel in der Reservierung ihrer Büroarbeitsplätze und Meetingräume, sondern auch, was Ort und Uhrzeit betrifft. Dank FlexWhere’s integrierter Suchfunktion können sich Mitarbeiter gegenseitig lokalisieren, um die Anwesenheit zu überprüfen.

Darüber hinaus können Gebäude- bzw. Facility-Manager dank des Desk-Sharing
Tools sowohl die belegten Arbeitsplätze, als auch die tatsächliche Raumauslastung einsehen und analysieren. In der Software wird eine Heatmap bereitgestellt, die visualisiert, welche Arbeitsplätze beliebt sind und welche nicht. Genaue Daten erhalten Sie außerdem im Kontrollzentrum, die HR- und Office-Manager für die Raumplanung und das Kostenmanagement nutzen können.

FlexWhere - Desk Sharing App - Besprechungsräume buchen, Arbeitsplätze
reservieren

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Arbeitsflächen effizient managen

Auch für das Kostenmanagement kann FlexWhere eingesetzt werden: Die Shared-Desk Software zeigt Daten und Statistiken an, die Unternehmen dabei hilft zu entscheiden, ob mehr oder weniger Arbeitsflächen gebraucht werden und wo somit an Kosten gespart werden kann.

Fazit

Die primären Herausforderungen im Büro der Zukunft sind vor allem die
Koordinierung von Arbeitsplätzen und Meetings, als auch die Kostenreduzierung
von Büroflächen.  Die Bedeutung von traditionellen Büros wird zurückgehen und der Trend von Clean Desks wird weiterhin zunehmen. Das Büro der Zukunft wird aus flexiblen Arbeitsplätzen bestehen und als Ort des innovativen und kreativen Austauschs dienen.

Folglich müssen Unternehmen sich umstrukturieren und flexible Arbeitsmodelle wie das vorgestellte Desk-Sharing Modell für ihre Mitarbeiter anbieten. Um dies umzusetzen, sind keine großen physikalischen Veränderungen im Büro notwendig. Stattdessen ist es relevant, smarte Technologien zu nutzen, die dabei unterstützen, eine effiziente und kostengünstige Implementierung von Desk-Sharing zu verwirklichen. 

Hier bietet sich die Desk-Sharing Lösung FlexWhere an, die es Mitarbeitern ermöglicht Arbeitsplätze und Meetingräume über eine App zu reservieren. Die Koordinierung und Kommunikation von Arbeitsflächen zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern wird von FlexWhere in einem Tool zentralisiert. Die Funktionen im Desk-Sharing Tool von FlexWhere ermöglichen es außerdem Statistiken einzusehen, sodass HR- und Office Manager u. a. die tatsächliche Büroauslastung analysieren können. Darüber hinaus kann die FlexWhere-App auch mit anderen populären Anwendungen wie Google Kalender oder Outlook verknüpft werden.

Kurz gefasst unterstützt FlexWhere Sie dabei, den ersten Schritt im Umwandlungsprozess zu Ihrem Büro der Zukunft zu machen, da sich das Desk-Sharing Konzept dank FlexWhere besonders schnell und einfach implementieren lässt, ganz ohne zusätzliche Hardware. Für die Implementierung wird lediglich ein Grundriss des Bürogebäudes benötigt und somit können Mitarbeiter in kürzester Zeit ihre Arbeitsplätze buchen.

Erfahren Sie hier mehr über die Funktionen von FlexWhere. Wenn Sie einen
ersten Einblick in die Software erhalten möchten, können Sie zudem gerne eine Testversion starten oder bei uns eine kostenlose Demo anfragen.

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