„Flexwhere ist sowohl für Benutzer als auch für das Management in unserem Krankenhaus nützlich”

"Flexwhere ist ein hervorragendes Mittel, um die Kosten der Gesundheitsversorgung in Schach zu halten. Diese App ist sowohl für die Nutzer als auch für das Management in unserem Krankenhaus von Nutzen. Eigentlich für alle Bereiche im Gesundheitswesen, sei es Krankenhäuser, Altenpflege, Behindertenpflege oder die psychische Gesundheitsversorgung. Die Investition des Erasmus MC in Flexwhere hat sich bereits um ein Vielfaches gelohnt."

Huib Maclean, ein Experte für Immobilien, weiß, wovon er spricht, als strategischer Berater bei dynamischen 24/7-Organisationen wie der NS und dem Erasmus MC. Er genießt es, die vielen kleinen Details innerhalb eines kompletten medizinischen Dorfs mit über 16.000 Mitarbeitern auf 450.000 Quadratmetern zu optimieren. Maclean hat Flexwhere hier eingeführt.

„Flexwhere ist brauchbarer als unsere früher verwendeten Methoden“

„Ich kam zum ersten Mal mit Flexwhere auf einer Konferenz über flexibles Arbeiten in Kontakt. Zu diesem Zeitpunkt suchten wir nach einem guten Mittel zur Belegungsgradmessung für unser Krankenhaus. Ein robustes, aber gleichzeitig leicht implementierbares System. Schnell wurde mir klar, dass diese App brauchbarer war als unsere früher verwendeten Methoden wie Bewegungssensoren und periodische visuelle Messungen.“

„Flexwhere verschafft uns Daten, durch die wir nicht sofort in teure, unflexible Gebäude investieren müssen“

Bei einem Arbeitgeber dieser Größe besteht ständig Bedarf an Umbauten, Erweiterungen oder angepassten Büroeinrichtungen, daher liegt Macleans Fokus auf der Messung des Belegungsgrads. „Mit dieser App erhalten wir gute Daten und Argumente, um Umbauten oder Erweiterungen zu erleichtern oder zu vermeiden. Flexwhere gibt uns Einblick in die ‚Luft‘, die in den Gebäuden vorhanden war. Ein solcher Einblick begrenzt die Investitionen in Gebäude. Diese Mittel können besser für die Pflege verwendet werden. Gebäude an sich machen schließlich niemanden gesund.“

„Es wurde ersichtlich, dass von unseren 4.000 Arbeitsplätzen zu Spitzenzeiten 850 strukturell leer stehen. Angenommen, man müsste ein Gebäude mit 850 solchen Arbeitsplätzen bauen, würde das etwa 25 Millionen kosten. Der Unterschied ist natürlich enorm zwischen ‚intern etwas verdichten‘ oder kostspielige Neubauten zu realisieren.“

„Die App zeigte, dass bestimmte Räume bemerkenswerte Spitzen- und Talzeiten haben, was eine bessere Verteilung ermöglichte und wir die Kapazität erhöhen konnten. Derzeit haben wir 4.000 Arbeitsplätze in der App erfasst, aber nach zukünftigen Renovierungen und Neubauten werden wir auf etwa 10.000 skalieren.“

„Ich freue mich darauf, wenn Flexwhere hier vollständig im Haus eingesetzt wird“

Der Entscheidungsprozess musste verschiedene Risikoanalysen und hierarchische Ebenen durchlaufen, von Datenschutzbeauftragten, Betriebsräten oder IT-Abteilungen bis hin zum Vorstand. Maclean: „Letztendlich erkannte jeder den Nutzen. Durch Corona beschleunigte sich alles, da jedem klar wurde, dass wir uns auf eine grundlegend andere Situation zubewegten.“

Nachdem vor einem halben Jahr grünes Licht gegeben wurde, um Verbindungen zu anderen Softwarepaketen herzustellen, befindet sich das Erasmus MC nun in einer Pilotphase mit Macleans eigener Immobilienabteilung. „Wir testen das Suchen nach verfügbaren Arbeitsplätzen und das Auffinden von Kollegen. Ich freue mich darauf, wenn Flexwhere hier vollständig im Haus eingesetzt wird.“

Neben den Bürobereichen wurde mit der Messung der Polikliniken begonnen. Maclean: „Dort liegt noch ein Schatz an Informationen, die zu einem effizienteren Pflegeprozess beitragen können. Wir sind noch lange nicht fertig mit Flexwhere.“

„Sie tun alles, um Lösungen zu finden“

Maclean: „Wir fühlen uns königlich behandelt. Manchmal schämte ich mich für die Menge an geforderten Aktionen und speziellen Anforderungen. Es gab Innovationsschritte, bei denen sie manchmal selbst die Initiative ergriffen, um es dann zu einem zufriedenstellenden Abschluss zu bringen. Die Leute hinter Flexwhere haben eine enorme Bereitschaft, das System zu optimieren.“

Er fährt fort: „Der einzige Verbesserungspunkt, den ich mir vorstellen kann, ist, dass es manchmal eine Frage gab, die sie zumindest zu diesem Zeitpunkt technisch nicht lösen konnten. Trotzdem tun sie dann alles, um Lösungen zu finden. Das mag ich!“

„Die Einführung der App war auch gut für die mentale Verfassung der Mitarbeiter“

„Ich kann sagen, dass wir Flexwhere schon vielfach zurückverdient haben. Allein dadurch, dass wir durch die Belegungsgradmessungen das Gespräch mit den Nutzern führen konnten. Auf dieser Basis konnten wir sehr sachlich erklären, dass ein Neubau vorerst nicht notwendig war.“

Hinter den Zahlen und Daten betrachtet, wird die Einführung der App auch gut für die mentale Verfassung der Mitarbeiter sein. „Durch die Reduzierung einer beträchtlichen Anzahl von Arbeitsplätzen entstand die Angst, dass den Mitarbeitern etwas weggenommen wird. Zum Beispiel, dass sie ihre alten vertrauten Arbeitsplätze vermissen oder sich fragen, wo sie in der neuen Situation ihre Kollegen finden können. Diese App geht genau darauf ein“, sagt er. „Ich erwarte, dass die Mitarbeiterbindung steigt, wenn sie selbst einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz auswählen können, den sie für den Tag benötigen.“