Back-to-Office: So gestalten Unternehmen die Rückkehr von Mitarbeitern erfolgreich

Seit dem Beginn der COVID-19 Pandemie hat sich sowohl für uns persönlich, als auch in der Welt um uns herum vieles verändert. Die Bürowelt ist von dieser Entwicklung alles andere als ausgenommen. Begriffe wie „die neue Arbeitswelt” implizieren eine so starke Veränderung, wie es zuletzt nur beim Beginn der Digitalisierung der Fall war. Interessant ist hierbei insbesondere die Wirkung der Pandemie als Prozess- und Entwicklungsbeschleuniger. Nach einer im Januar bis Mai 2020 durchgeführten Umfrage des Deutschen Gewerkschaftsbunds waren 36 Prozent der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bereits in mobilen Arbeitsformen tätig, wobei 18 Prozent der Befragten im Homeoffice arbeiteten.

Nach Eintreten der Pandemie hat sich die Zahl der Homeoffice-Beschäftigten nicht nur auf 30 % erhöht, sondern speziell die Zustimmung in der Bevölkerung verändert. Über 70 % der Deutschen sprechen sich demnach für einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice aus.

Herausforderungen in der neuen Arbeitswelt

Heutzutage ist die „neue Arbeitswelt” unser Alltag. Videokonferenzen über Zoom, Kommunikation über Slack und gemeinsames Arbeiten über die G-Suite oder Microsoft Office sind selbstverständlich geworden. Dennoch lohnt sich ein Blick in die Vergangenheit, um aus den damaligen Veränderungen für die heutige Arbeitswelt zu lernen. Laut einer Erhebung des ifo Institut sind die Gründe für Probleme bei der Homeoffice-Nutzung sehr vielschichtig. Zum einen sorgen technische Probleme, wie fehlende Bandbreite oder zu schlechtes Equipment, für große Unstimmigkeiten in der Arbeitswelt. Wer die Kommunikation im Büro gewohnt ist, hatte außerdem Probleme, sich online mit Mitarbeitern auszutauschen. Ein kurzes Gespräch auf dem Flur oder Gruppenmeetings fehlten entweder gänzlich oder waren nur bedingt effektiv. Neben organisatorischen Aspekten hatten allerdings auch Mitarbeiter selbst Schwierigkeiten, sich mit der neuen Situation zurechtzufinden. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf war bei 40 % der Befragten erschwert, während 30 % eine Mehrbelastung durch die Ausnahmesituation wahrgenommen haben.

Umstellung der Arbeitsweise: So reagierten Unternehmen auf die Krise

Um den oben genannten Problemen gerecht zu werden, mussten sich sowohl der Staat, die Unternehmen als auch die Mitarbeiter selbst offen für Veränderung zeigen, um den Herausforderungen gezielt entgegenzuwirken. Heute zeigt sich, dass Länder, die früh reagiert haben, attraktiv für Remote-Jobs sind und sich Arbeitnehmer für Unternehmen mit Homeoffice-Fokus interessieren.

Firmen, die Ihren Mitarbeitern frühzeitig technisches Equipment sowie genügend Ausstattung für den Arbeitsplatz zu Hause bereitgestellt haben, konnten effizientes und motiviertes Arbeiten fördern. Das Respektieren von Arbeitszeiten sowie das Einrichten von schnellen und effizienten Kommunikationswegen war zudem wichtig, um ein möglichst angenehmes und effektives Arbeitsklima zu schaffen.

Durch die Veränderung haben sich allerdings auch neue Lösungen entwickelt, denn schließlich war es auch wichtig, vorauszudenken und eine Strategie zu entwickeln, die sowohl im Zuhause als auch im Büro angewendet werden kann. Dank Desk-Sharing Softwares wie der von FlexWhere werden Kommunikationswege in Büro und Homeoffice vereinfacht. So sind bei dem Desk-Sharing Tool Outlook oder Google Kalender direkt in einem Programm integriert. Die Kommunikation zwischen Mitarbeitern kann somit sowohl Zuhause als auch im Büro nicht nur schneller, sondern auch effektiver erfolgen. Dank der gezielten Suchfunktion des Programms ist der benötigte Mitarbeiter zudem im Büro sofort lokalisiert, wodurch Ihnen unnötige Gänge und verloren gegangene Arbeitszeit erspart bleiben.

Vorteile des Homeoffice

Egal, ob im Homeoffice oder im Büro: Um erfolgreich zu sein, muss das Wohlbefinden der Mitarbeiter höchste Priorität haben. Um die Vor- und Nachteile des Home-Office besser zu verstehen, hat das Forsa-Institut Anfang 2021 Mitarbeiter zu genau diesem Thema befragt.

Demnach geben über 75 % der Befragten an, dass die gewonnene Zeit aufgrund des Wegfalls des Arbeitsweges ein Vorteil des Homeoffice ist. Nur knapp dahinter mit 73 und 68 % liegt die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die freie Einteilung der Arbeitszeit, besser bekannt als Gleitzeit. Hieraus wird wiederum ersichtlich, dass Unternehmen von höherem Vertrauen und mehr Freiheiten für Ihre Mitarbeiter profitieren.

Nachteile des Homeoffice

Im Zuge der Erhebung der Vorteile wurden Mitarbeiter, welche regelmäßig im Homeoffice arbeiten, auch nach den Nachteilen befragt. Neben Faktoren wie dem erschwerten Zugang zu Unterlagen (35 % der Befragten) und der klaren Trennung von Beruf und Privatleben (45 % der Befragten) ist der mit Abstand größte Kritikpunkt der fehlende direkte Kontakt zu Kollegen/innen (74 % der Befragten). Um diesem Kritikpunkt gerecht zu werden, bereiten viele Unternehmen aktuell eine sogenannte „Back-to-Office” Strategie vor. Mit ihr soll ein motiviertes und flexibles Arbeiten, sowohl im Büro als auch im Homeoffice, möglich sein und den Mitarbeitern gleichzeitig ein besseres Office-Konzept als vor der Pandemie geboten werden. Das sogenannte „Desk-Sharing” hilft auch Ihnen mit Sicherheit dabei, eine neue Strategie zu entwickeln.

FlexWhere – So gestalten Sie die Zukunft des Arbeitsplatzes

Nach all den Herausforderungen der Pandemie ist vor allem eins klar. Unternehmen, die sich Gedanken um den „Post-Covid” Arbeitsplatz machen und mit Offenheit an eine neue Arbeitswelt herantreten, werden die zukünftigen Gewinner sein. Um der gewünschten Flexibilität gerecht zu werden, müssen Firmen Arbeitsplatzsysteme schaffen, die mithilfe von smarten Technologien die Arbeit im Büro verbessern. FlexWhere ist bereits lange im Desk-Sharing Bereich tätig und hat eine passende Lösung entwickelt, bei der die Bedürfnisse der Unternehmen sowie Arbeitnehmer vereint werden.

Gerade in Zeiten, in denen hybrides Arbeiten möglich ist, ist es ineffizient, feste Arbeitsplätze zu vergeben und damit ungenutzten Raum zu verschwenden. Mit FlexWhere können Ihre Mitarbeiter bereits vor Ankunft im Büro einen Arbeitsplatz reservieren.

Egal ob von zu Hause aus oder unterwegs, die mobile App sorgt für flexible Reservierungen sowohl was den Ort als auch die Uhrzeit betrifft. Ihr Mitarbeiter möchte wissen, wer für ein spontanes Meeting zur Verfügung steht? Kein Problem, mit der integrierten Suchfunktion findet man schnell heraus, wer gerade im Büro ist.

Auch als HR- oder Gebäudemanager kommen Sie auf Ihre Vorzüge. Neben der Arbeitsplatzbelegung berechnet unser Tool auch die Raumauslastung, mit der Sie direkt im Programm Analysen vornehmen können. Mit einer Heatmap sehen Sie auf einen Blick, wie effizient die Räume genutzt werden. Somit können Sie als Unternehmen Kosten sparen und Ressourcen sinnvoller lokalisieren. So sieht eine zukunftsfähige Back-to-Office Strategie aus!

Fazit – Innovation und Effizienz für die zukünftige Arbeitswelt

„Die neue Arbeitswelt” – Ein Begriff, welcher noch stets schwer zu definieren ist und doch der starken Veränderung seit Pandemiebeginn gerecht wird. Umfragen renommierter Forschungsinstitute bestätigen, wie sich sowohl der Alltag, als auch die Einstellung der Menschen verändert hat. Homeoffice, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, eine effiziente Kommunikation sowie der direkte Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen sind nur einige von vielen Mitarbeiterwünschen. Auch, wenn bereits vor Covid bekannt war, dass eine Veränderung erfolgen muss, so ist sie jetzt Realität geworden.

Als Arbeitgeber stehen Sie dabei selbstverständlich vor einer großen Herausforderung. Wie kommen Sie den Mitarbeiterwünschen nach, ohne dabei selbst als Verlierer dazustehen? Zum Glück gibt es mittlerweile intelligente Lösungen, die eine Rückkehr an den Arbeitsplatz angenehm, effizient und intelligent gestalten. Mit der Einführung von hybriden Arbeitsplätzen hat sich auch FlexWhere auf den Weg gemacht, eine Desk-Sharing Software zu entwickeln, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen berücksichtigt.

Mit dem Bedeutungsverlust von traditionellen Büros und dem Entstehen von flexiblen und kreativen Arbeitsplatzmodellen sind Unternehmen zu einer Umstrukturierung gezwungen. Dank des Desk-Sharing Modells können Sie ohne große physikalische Veränderungen im Büro, eine zentrale Lösung für verschiedene Abteilungen schaffen. FlexWhere erlaubt es Mitarbeitern, Arbeitsplätze und Meetingräume überall und schnell über eine App zu reservieren. Als HR-Manager können Sie die Büroauslastung analysieren, Kosten sparen und, dank Outlook und Google Kalender Integration, die Kommunikation effizienter gestalten.

Zusammengefasst ist das FlexWhere Desk Sharing System dafür da, Sie in Ihrem Umwandlungsprozess zum Büro der Zukunft zu unterstützen. Ohne zusätzliche Hardware und mit nur einem Grundriss des Bürogebäudes lässt sich die Software spielend einfach integrieren und verwenden. Über die folgenden Links können Sie außerdem mehr über die Funktionen erfahren, eine Testversion starten oder eine kostenlose Demo anfragen.