Funktionen einer Hot-Desking-Software

Nicht jede Hot-Desking-Software ist gleich. Lernen Sie die wichtigsten Funktionen kennen, darunter Echtzeit-Verfügbarkeit, nahtlose Integrationen und Analysen zur Optimierung von Büroräumen und Mitarbeitererfahrungen.

1. Echtzeit-Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen

Mitarbeiter sehen sofort, welche Arbeitsplätze frei sind, wodurch unnötige Suchzeiten entfallen. Dies verhindert Doppelbuchungen, optimiert die Raumnutzung und sorgt für einen reibungslosen Büroablauf.

2. Einfache Buchung und Check-in

Ein nahtloser Buchungsprozess über mobile Apps, Desktop oder Webanwendungen ermöglicht es Mitarbeitern, in Sekunden einen Arbeitsplatz zu reservieren. Automatische Check-ins oder QR-Code-Scans eliminieren den manuellen Aufwand.

3. Kollegenfinder

Zu wissen, wo sich Kollegen befinden, verbessert die Zusammenarbeit – besonders in hybriden Arbeitsmodellen. Mitarbeiter können ihre Teammitglieder leicht lokalisieren, um spontane Meetings oder geplante Zusammenarbeit zu erleichtern.

4. Integration mit bestehenden Tools
Die Synchronisation mit Google- und Outlook-Kalendern stellt sicher, dass Meetings und Arbeitsplatzbuchungen übereinstimmen. Die Integration mit Zutrittskontroll- und Facility-Management-Systemen sorgt für einen vernetzten Arbeitsplatz.

5. Datenanalysen & Berichte
Nutzungsdaten von Arbeitsplätzen helfen Unternehmen, Büroflächen effizienter zu gestalten und ungenutzte Bereiche zu minimieren. Analysen zeigen Trends auf und ermöglichen eine bessere langfristige Raumplanung.

6. Benutzerfreundliche Oberfläche
Ein intuitives Design stellt sicher, dass Mitarbeiter die Plattform ohne Schulung sofort nutzen können. Durch plattformübergreifende Zugänglichkeit können Arbeitsplätze jederzeit und überall gebucht werden – ob von zu Hause oder unterwegs.

7. Sicherheits- & Datenschutzkonformität
Starke Datenschutzmaßnahmen und DSGVO-Konformität gewährleisten, dass Mitarbeiterdaten geschützt bleiben. Rollenbasierte Zugriffskontrollen helfen Unternehmen, die Verwaltung von Arbeitsplatzreservierungen effizient zu steuern.

Lesen Sie mehr darüber, ob Hot-Desking oder feste Arbeitsplätze die bessere Wahl sind.