„Wir wollen flexibel sein. Dies war einer der wichtigsten Gründe für FlexWhere“

Schritt für Schritt führt das Van Gogh Museum Desk Sharing ein. Es begann vor einigen Jahren mit dem Umzug in eine neue Zentrale in der Nähe des Museums in Amsterdam. Nach der erfolgreichen Einführung von FlexWhere richtete das Museum nun auch seinen zweiten Bürostandort für Desk Sharing ein. Willem Zegers, Leiter ICT,erklärt, wie es dazu kam:

„2017 sind wir in ein schönes, altes Schulgebäude direkt gegenüber dem Museum umgezogen. Die Räume sind toll, aber es gibt insgesamt weniger Platz als in unserer alten Zentrale. Nur etwa 150 Arbeitsplätze konnten wir dort einrichten – für immerhin 350 Mitarbeiter."

„Da diese aber zumeist in Teilzeit arbeiten, ist Desk Sharing das perfekte Arbeitsplatzmodell für uns. Es spart nicht nur Platz, sondern auch eine Menge Geld. Parallel haben wir begonnen, mit Thin Clients zu arbeiten, um uns noch ,schlanker’ aufzustellen. Aber wir wollen flexibel sein. Das ist unser Hauptgrund für Desk Sharing.”

Wir suchten nach einem System, das es uns ermöglicht, Kollegen zu finden

ICT-Service-Mitarbeiter Andries Feith sagt dazu: „Wir haben nach einem System gesucht, in dem ersichtlich ist, wo sich die Kollegen und Kolleginnen befinden und das die Belegungsrate anzeigt. Mit FlexWhere haben wir unsere Lösung gefunden. Wir haben auch Slack getestet, aber FlexWhere ist deutlich beliebter unter den Kolleginnen und Kollegen. Die Funktion ’Finden Sie Ihren Kollegen‘ ist sehr nützlich.”

„Desk Sharing spart Kosten, aber vor allem wollen wir frei und flexibel arbeiten” - Willem Zegers

„Anfänglich gab es natürlich auch ein paar Probleme”, räumt Andries Feith ein. „Zunächst hatten wir beispielsweise im Eingangsbereich keine Bildschirme aufgestellt, auf denen die Mitarbeiter sehen können, wo sich die freien Arbeitsplätze befinden. Das habe Nachteile, fügt sein Kollege Zegers hinzu. „Wir haben Beschwerden erhalten, dass viele Mitarbeiter keinen freien Arbeitsplatz finden können. Während die Statistiken von FlexWhere anzeigten, dass es noch welche gab."

"Die freien Arbeitsplätze sieht man auch in der Flexwhere-App", sagt Andries Feith. “Da wir nur in einem Büro geflext haben, wurde die App nicht oft verwendet. Nun, da wir auch unser anderes Büro mit Desk Sharing einrichten, erwarte ich von vielen Kollegen, dass sie diese App installieren. Dann können sie schon in der Straßenbahn entscheiden, in welchem Gebäude sie arbeiten wollen.”

Arbeitsplatzmanagement in FlexWhere

Die Sanierung des zweiten Standorts sei ein Grund, das Arbeitsplatzmanagement zu überdenken, so Zegers. Mittlerweile gibt es diese Übersichtsbildschirme. Ich kenne aber Kollegen, die schauen lieber schon auf dem Weg zur Arbeit in die App und reservieren sich ihren Arbeitsplatz für den Tag. Auf der To-do-Liste der beiden Verantwortlichen stehen außerdem Rückzugsorte, wo man ungestört telefonieren und in Ruhe arbeiten kann.

Außerdem wurde bereits ein gemütliches Arbeits-Café eingerichtet, das mehr und mehr für kleine Meetings genutzt wird. „Viele sitzen dort aber auch mit ihren Laptops und arbeiten. Sie benutzen dann FlexWhere, um anzuzeigen, wo sie sind”, so sagt Zegers.

„Wir wollen, dass die Besprechungsräume flexibel sind. Dafür ist FlexWhere sehr praktisch” - Willem Zegers

Das Museum hat regelmäßig wechselnde Projekte. „Für die dann verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einem Ort zusammenkommen müssen. Deshalb bieten wir Projekträume, in denen eine Gruppe von Menschen zusammenarbeiten kann", sagt Zegers.

„Wir stellen dafür einen großen Besprechungsraum zur Verfügung. Wenn dieser nicht genutzt wird, kann der Raum immer noch für Besprechungen genutzt werden. Dann ist die Flexibilität von FlexWhere sehr nützlich.“

Mit Bildschirmen in Besprechungsräumen können Sie No-Shows vermeiden

In den Besprechungsräumen will Zegers auch Bildschirme. „Als wir FlexWhere implementiert haben, hatten wir nicht das Gefühl, dass wir es brauchen würden. Dennoch können wir jetzt solche ,No-show-Scenarien’ mit FlexWhere ebenfalls ganz gut in den Griff bekommen”, so sagt Zegers. „Dabei helfen Bildschirme vor den Besprechungsräumen, die anzeigen, was dort gerade stattfindet. Per FlexWhere-App können Kollegen, die den freien Raum nutzen wollen, die eingetragene Reservierung aufheben.“

„Arbeiten in flexiblen Büroräumen erfordert einen Kulturwandel – und den schafft man nicht ohne ein Tool wie FlexWhere“, ist Zegers überzeugt. „Ohne FlexWhere geht das nicht.”