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FlexWhere zeigt die Belegung der Arbeitsplätze in Echtzeit an

„FlexWhere zeigt die Belegung der Arbeitsplätze in Echtzeit an — übersichtlich auf einen Blick”

Kevin Soyer , IT-Administrator

FlexWhere zeigt die Belegung der Arbeitsplätze in Echtzeit an

Als IT-Beratungsunternehmen unterstützt die PROCON IT GmbH nicht nur ihre Kunden bei der Implementierung neuester Technologien, sondern setzt auch selbst innovative Software für reibungslose Abläufe ein.Zur flexiblen und unkomplizierten Verwaltung der Arbeitsplätze im Rahmen von New Work war das Unternehmen auf der Suche nach einem benutzerfreundlichen sowie einfach zu bedienenden Tool, das die Belegung von Büroarbeitsplätzen technisch abbilden kann. Hier kam die FlexWhere Desk-Sharing Software ins Spiel. Kevin Soyer, IT-Mitarbeiter bei PROCON IT, schätzt insbesondere folgende Vorteile von FlexWhere: „Die Darstellung der Belegung des Arbeitsplatzes erfolgt in Echtzeit — ohne großen Aufwand oder zusätzliche Hardware! Sowohl Mitarbeiter als auch Administratoren werden automatisch über eine Dockingstation eingecheckt, ganz einfach und bequem.”

Eine Software, die Mitarbeiter zusammenbringt

PROCON IT schätzt an FlexWhere außerdem, dass die Software Kollegen zusammenbringt und persönliche Treffen leichter macht. Dank der Suchfunktion ist es ein leichtes Spiel, herauszufinden, ob Kollegen im Büro arbeiten und an welchem Arbeitsplatz sie zu finden sind. Aufgrund der Nutzerfreundlichkeit der Hot-Desking Software verlief das Einrichten von FlexWhere schnell und mit geringem Verwaltungsaufwand. Während die Implementierung neuer Systeme oftmals grundlegende Veränderungen in Unternehmen voraussetzt, ermöglicht die Software dies auf eine non-invasive Art und Weise. Bereits nach einer kurzen Eingewöhnungsphase ist FlexWhere nicht mehr aus dem Arbeitsalltag von PROCON IT wegzudenken: „Wir nutzen die Arbeitsplatz-, Buchungs- und Gruppenreservierungsfunktion am häufigsten. Besonders für Neustarter, die in der Ausbildungsphase viel Zeit mit ihren Mentoren verbringen, ist es praktisch, wenn sie Büroplätze nebeneinander reservieren können und so von Anfang an persönlichen Kontakt haben.”, sagt Soyer.

Direkter Check-in dank Verknüpfung mit Dockingstation

Die Frage, ob PROCON IT FlexWhere anderen Unternehmen weiterempfehlen würde, ist für Kevin Soyer leicht zu beantworten: „Die einfache und bequeme Nutzung ist für uns ein großes Plus - ob es nun um die Darstellung der Belegung oder das Reservieren von Arbeitsplätzen geht. Zudem bieten die diversen Automatisierungsmöglichkeiten weitere Vorteile, da es auch ohne Reservierung möglich ist, die Belegung zu analysieren. Dank der Verknüpfung mit der Dockingstation ist der Check-in von Mitarbeitern schnell erfolgt.”

Auf dem Weg zum optimalen Büro dank detaillierter Statistiken

Der nächste Schritt für PROCON IT wird die Nutzung der Statistiken sein. Diese ermöglichen es, die tatsächliche Raumbelegung zu analysieren und somit zu optimieren. Hierdurch können mit der FlexWhere Software auf lange Sicht Kosten eingespart und Informationen darüber gewonnen werden, ob eine Änderung der Einrichtung oder gar eine Verkleinerung oder Vergrößerung der Bürofläche sinnvoll ist.

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