Finden und Reservieren von Besprechungsräumen anhand des Besprechungsmoduls

Wer flexibel arbeitet, möchte seine Besprechungen ebenfalls flexibel abhalten. Genau das ermöglicht das Besprechungsmodul von FlexWhere. Mit diesem Modul ist gleich ersichtlich, welche Besprechungsräume zur Verfügung stehen. Diese können dann direkt reserviert und benutzt werden. Setzen Sie bereits ein Reservierungssystem ein? Dann ist es möglich, FlexWhere hieran zu koppeln, so dass aktuelle und zukünftige Reservierungen in einem einzigen übersichtlichen System angezeigt werden.

Suche nach einem freien Besprechungsraum

Dank dem Besprechungsmodul ist das Finden eines verfügbaren Besprechungsraums ein Kinderspiel. Aus den im Modul angezeigten Grundrissen geht pro Stockwerk deutlich hervor, welche Besprechungsräume frei und welche besetzt sind. Ein freier Raum kann direkt reserviert und für die gewünschte Dauer genutzt werden.

Reservierung eines Besprechungsraums

Freie Besprechungsräume können auf verschiedenen Geräten anhand des Besprechungsmoduls direkt reserviert werden. Reservierungen werden direkt synchronisiert, so dass die Belegungsinformationen jederzeit präzise sind und korrekt wiedergegeben werden. FlexWhere kann mit anderen Reservierungssystemen wie TopDesk, Planon und Outlook Exchange verbunden werden. Dies erfolgt über eine direkte Verbindung, sofern das System – wie beispielsweise TopDesk – dafür geeignet ist und ansonsten über eine indirekte Verbindung.

FlexWhere ist das beste System, wenn es um flexible Besprechungen geht

Suche nach einem freien Besprechungsraum
Überblick über Reservierungen
Direkte Reservierung eines Besprechungsraums
Darstellung auf allen Geräten
Kann mit anderen Systemen verbunden werden
Kann mit Sensoren und Gebäudeverwaltungssystemen verbunden werden
Überblick über die tatsächlich Belegung

Zusätzliche Verwendungsmöglichkeiten für das Besprechungsmodul

Mit der App ist es noch einfacher

Das Besprechungsmodul ist ebenfalls als App verfügbar. Dadurch machen wir die Nutzung für Sie noch einfacher. Diese App funktioniert anhand von Displays, die neben den Besprechungsräumen platziert werden. Hiermit ist ersichtlich, ob ein Raum frei oder besetzt ist. Des Weiteren kann eine Übersicht mit den geplanten Besprechungen in diesem Raum angezeigt werden. Die App auf den Displays zeigt zudem an, an welcher Stelle sich im Gebäude freie Räume befinden. Wir sind Ihnen gern bei der Installation der Displays behilflich.

Verwaltung von Besprechungsräumen anhand der Management- und Verwaltungsfunktionen

Die Management- und Verwaltungsfunktionen sind bei FlexWhere standardmäßig inbegriffen und vermitteln einen Einblick in die Belegung von Besprechungsräumen. Für jeden Raum kann der Belegungsgrad über einen frei zu wählenden Zeitraum eingesehen werden. Diese Daten sind anhand der Managementfunktion abrufbar und können ebenfalls als Bericht oder Excel-Datei exportiert werden. Mittels der Verwaltungsfunktion können Besprechungsräume problemlos geändert, hinzugefügt oder entfernt werden.

Die tatsächliche Belegung von Besprechungsräumen einsehen

Interessiert Sie die tatsächliche Belegung von Besprechungsräumen? Dann haben wir mit unseren Sensoren die Lösung für Sie. Mit Hilfe von Sensoren ist es möglich zu sehen, ob ein Besprechungsraum wirklich besetzt ist. Auch kann anhand der Sensoren eingestellt werden, dass ein reservierter Raum freigegeben wird, wenn nach beispielsweise zehn oder fünfzehn Minuten keine Belegung erfolgt ist. So wird vermieden, dass ein Besprechungsraum als ‚besetzt‘ angezeigt wird, ohne dass er benutzt wird. Anstelle von Sensoren kann ebenfalls die Möglichkeit genutzt werden, eine Besprechung anhand von Displays, über welche die App funktioniert, anzumelden oder zu annullieren.

Gewährleistung von Sicherheit anhand von Sicherheitsmaßnahmen und durchdachtem Datenschutz

FlexWhere wird als so genannte SaaS-Lösung angeboten. Das bedeutet, dass unsere Software als Online-Dienstleistung zur Verfügung gestellt wird. Diese vollständig sichere Lösung erfüllt alle Anforderungen auf dem Gebiet des Datenschutzes. Die Server von Dutchview, auf denen sie ausgeführt werden, stehen in einem Rechenzentrum in Frankfurt, das nach ISO-9001, ISO-27001, ISO-27017 und ISO-27018 zertifiziert ist. Die Daten werden über eine sichere Verbindung an das Rechenzentrum und von diesem aus übermittelt.

Stetige Verbesserung anhand von intelligentem Release-Management

FlexWhere wird stetig weiterentwickelt. Wir setzen uns dafür ein, mindestens einmal pro Quartal ein kostenloses neues Release auf den Markt zu bringen. Mit Hilfe einer Release-E-Mail bleiben Sie auf dem neuesten Stand darüber, welche Funktion geändert oder hinzugefügt wurden. Diese Releases sind vollständig gratis.

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