„Simpel und intuitiv”

Den Wandel in eine smartere Zukunft vorantreiben, das steht beim Ingenieurbüro iNeG an erster Stelle. Doch das Verfolgen dieses Ziels beginnt nicht erst in Zusammenarbeit mit dem Kunden. Auch intern will iNeG innovativ und zeitgemäß arbeiten. Bis heute befindet sich ihr Büro im Herzen von Bad Iburg bei Osnabrück. Aufgrund des stetigen Wachstums der Firma wird es hier zu Stoßzeiten öfter mal sehr voll. Deswegen ging man auf die Suche nach einer Software, die dieses Problem lösen sollte und wurde hier relativ schnell bei der Desk-Sharing Software FlexWhere fündig. Im Gespräch mit Thomas Österreich (Projektleiter) und Jens Binner (IT) erklären die beiden Mitarbeiter, was sie an der Hot-Desking Software FlexWhere so schätzen.
iNeG legt großen Wert auf intuitive Bedienbarkeit, welche FlexWhere dank seiner einfachen und benutzerfreundlichen Oberfläche definitiv bietet. Die Mitarbeiter/Innen können ganz einfach online ihren gewünschten Arbeitsplatz auswählen und reservieren. Dank des Arbeitsplatzbuchungssystem lässt sich die lästige Schreibtischsuche somit binnen wenigen Klicks erledigen. FlexWheres großer Vorteil ist hier, dass sie einen digitalen Grundriss Ihrer Firma verwenden und Mitarbeiter/Innen so auch visuell geholfen wird, ihren Sitzplatz auszuwählen. Das macht Desk-Sharing einfach und unkompliziert.

FlexWhere bringt Mitarbeiter/Innen zusammen und ist IT-freundlich

Als Projektleiter ist es für Thomas Österreich ein enormer Vorteil, dass er über FlexWhere schnell herausfinden kann, welcher seiner Kolleg/Innen gerade im Büro ist. Die Software ermöglicht ihm auch, einen Tisch direkt neben dem Kollegen zu reservieren, mit dem er den ganzen Tag in Kontakt steht. Das optimiert firmeninterne Prozesse maßgeblich. Darüber hinaus kann er dank eines Features ganz einfach Besprechungsräume reservieren, in denen er und sein Team dann gemeinschaftlich am Projekt arbeiten können. Jens Binner schätzt vor allem die simple Kompatibilität mit anderen Softwares der Firma. FlexWhere arbeitet mit Daten, die Ihrem Unternehmen bereits vorliegen und lässt sich daher mit anderen Systemen wie Citrix, Active Directory oder RDP verknüpfen. Dies ermöglicht es der IT, schnell und einfach zu überprüfen, welche Arbeitsplätze frei sind, um mögliche IT-Aufgaben zu erledigen. Dank der meist selbsterklärenden Benutzeroberfläche fallen immer weniger Fragen an, und auch neue Mitarbeiter finden sich schnell in dem neuen System zurecht. „Das ist auch für die IT eine große Entlastung”, sagt Jens Binner.

Bedienen der Software - einfach und universell

Um einen Sitzplatz zu buchen, müssen sich Mitarbeitende lediglich in der FlexWhere-App oder auf der Website anmelden. Dann werden ihnen gleich die freien Schreibtische und verfügbaren Time-Slots angezeigt. Der reservierte Schreibtisch wird automatisch registriert und im gesamten System angezeigt. So wird kein Tisch doppelt reserviert. Die schnelle Übersicht bringt aber noch einen weiteren großen Vorteil mit sich. Mitarbeiter/Innen, die spontan ein Meeting veranstalten oder für ein wichtiges Gespräch Ruhe suchen, können über die Software direkt problemlos erkennen, welcher Raum hierfür in Frage kommt. Außerdem können Mitarbeiter/Innen auch in sogenannten Open Spaces einen Platz reservieren, wodurch sie dann zum Beispiel im Außenbereich des Büros oder der Kantine zu finden sind.
FlexWhere ist kompatibel für jedes Betriebssystem, egal ob Computer oder Mobil- Device. So können Mitarbeiter/Innen die Software sowohl an ihren eigenen als
auch an Firmen-Geräten FlexWhere benutzen. Die Check-In Dockingstationen direkt am Arbeitsplatz sind laut Thomas Österreich ein echter Gewinn, da mit ihnen ohne weitere Handlung der Check-In vollzogen wird.

Zukunftsorientierte Büronutzung - Dank Statistiken von FlexWhere

Laut Jens Binner benutzt iNeG die zahlreichen Statistiken eifrig, um seine Büronutzung noch weiter zu optimieren. Dank schneller Übersicht über Auslastung und Belegung lassen sich viele Schlüsse über mögliche Verbesserungen der Personalplanung ziehen.

Fazit - Benutzerfreundlich und fortschritllich zum Erfolg

iNeG hat dank Flexwhere einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und Bürooptimierung gemacht. Wie so viele Firmen hat auch iNeG noch großes Potenzial in der Büroplanung, was auch enorme Kostenersparnis bedeutet. Thomas Österreich und Jens Binner sind auf jeden Fall äußerst zufrieden mit FlexWhere. Aufgrund vieler cleverer Features und der allgemein logischen Struktur der Software ist FlexWhere der optimale Background-Player für jedes Büro. Wir bei FlexWhere arbeiten jeden Tag an weiteren Funktionen und Verbesserungen unserer Software. Wir sind sehr stolz und zufrieden darüber, dass iNeG unser Produkt so wertschätzt.