“FlexWhere ist sowohl für die Benutzer als auch für das Management in unserem Krankenhaus nützlich."

"FlexWhere ist ein hervorragendes Mittel, um die Kosten der Gesundheitsinfrastruktur in Schach zu halten. Diese App ist sowohl für die Nutzer als auch das Management in unserem Krankenhaus nützlich. Eigentlich für alle Bereiche im Gesundheitswesen, sei es Krankenhäuser, Altenpflege, Behindertenhilfe oder die Psychiatrie. Die Investition des Erasmus MC in FlexWhere hat sich bisher mindestens zehnfach rentiert."

Huib Maclean, Experte für Immobilien, weiß, wovon er spricht. Als strategischer Berater bei dynamischen 24/7-Organisationen wie der NS und dem Erasmus MC genießt er es, die vielen kleinen Rädchen innerhalb eines kompletten medizinischen Dorfes zu optimieren, das mehr als 16.000 Mitarbeiter auf 450.000 Quadratmetern beherbergt. Maclean hat hier FlexWhere eingeführt.

"FlexWhere ist nützlicher als unsere früher verwendeten Methoden"

"Ich kam das erste Mal mit FlexWhere auf einer Konferenz über flexibles Arbeiten in Kontakt. Zu diesem Zeitpunkt suchten wir ein geeignetes Mittel für Belegungsgradmessungen für unser Krankenhaus. Ein robustes, aber gleichzeitig einfach implementierbares System. Schnell wurde mir klar, dass diese App nützlicher war als unsere früher verwendeten Methoden wie Bewegungssensoren und periodische visuelle Messungen."

"FlexWhere verschafft uns Daten, wodurch wir nicht direkt in teure, unflexible Bauten investieren müssen"

Bei einem Arbeitgeber dieser Größe gibt es ständig Bedarf an Umbauten, Erweiterungen oder angepassten Büroeinstellungen. Deshalb liegt Macleans Fokus auf der Messung der Belegungsrate. "Mit dieser App erhalten wir gute Daten und Argumente, um Umbauten oder Erweiterungen zu ermöglichen oder nicht. FlexWhere gibt uns Einblick in den 'Luft' in den Gebäuden. Solche Einblicke begrenzen die Investitionen in Gebäude. Diese Mittel können besser für die Pflege verwendet werden. Gebäude machen schließlich niemanden gesund."

"Es wurde deutlich, dass von unseren 4.000 Arbeitsplätzen zu Spitzenzeiten kombiniert 850 strukturell leer stehen. Angenommen, man müsste ein Gebäude mit 850 solcher Arbeitsplätze bauen, dann kostet das etwa 25 Millionen. Der Unterschied ist natürlich sehr groß zwischen 'intern etwas komprimieren' oder kostspieligen Neubauten."

"Die App zeigte, dass bestimmte Räume bemerkenswerte Spitzen- und Talzeiten haben, wodurch eine bessere Verteilung möglich war und wir die Kapazität erhöhen konnten. Derzeit haben wir 4.000 Arbeitsplätze in der App, aber nach zukünftigen Renovierungen und Neubauten werden wir auf etwa 10.000 aufstocken."

"Ich freue mich darauf, wenn FlexWhere hier bald vollumfänglich eingesetzt wird"

Der Entscheidungsprozess musste verschiedene Risikoanalysen und hierarchische Ebenen durchlaufen, von Datenschutzbeauftragten, Betriebsrat oder IT-Abteilungen bis hin zum Vorstand. Maclean: "Letztendlich sahen alle den Nutzen ein. Durch Corona kam alles in Schwung, weil allen klar wurde, dass wir auf eine grundsätzlich andere Situation zusteuerten."

Nachdem vor einem halben Jahr grünes Licht gegeben wurde, um Verbindungen mit anderen Softwarepaketen herzustellen, befindet sich das Erasmus MC nun in einer Pilotphase mit Macleans eigener Immobilienabteilung. "Wir testen die Suche nach verfügbaren Arbeitsplätzen und das Auffinden von Kollegen. Ich freue mich darauf, wenn FlexWhere hier bald vollumfänglich eingesetzt wird."

Neben den Bürobereichen hat man begonnen, die Polikliniken zu messen. Maclean: "Dort liegt noch eine Fülle an Informationen, die zu einem effizienteren Pflegeprozess beitragen können. Wir sind noch lange nicht fertig mit FlexWhere."

"Sie tun alles, um Lösungen zu finden"

Maclean: "Wir fühlen uns königlich behandelt. Manchmal schämte ich mich fast für die Menge an geforderten Aktionen und speziellen Anforderungen. Es gab Innovationsschritte, bei denen sie manchmal selbst die Initiative ergriffen, um es dann zu einem zufriedenstellenden Ende zu bringen. Die Leute hinter FlexWhere sind extrem bereit, das System zu optimieren."

Er fährt fort: "Das einzige Verbesserungspotential, das mir einfällt, ist, dass es manchmal eine Frage gab, die sie technisch, zumindest zu diesem Zeitpunkt, nicht realisieren konnten. Trotzdem tun sie alles, um Lösungen zu finden. Das gefällt mir!"

"Die Einführung der App war auch gut für die mentale Seite der Mitarbeiter"

"Ich kann sagen, dass wir FlexWhere schon viele Male amortisiert haben. Schon allein, weil wir durch die Belegungsgradmessungen Gespräche mit den Nutzern führen konnten. Auf dieser Basis konnten wir sehr sachlich erklären, dass Neubauten vorerst nicht notwendig sind."

Hinter den Zahlen und Daten betrachtet, wird die Einführung der App auch gut für die mentale Seite der Mitarbeiter sein. "Durch die Reduzierung einer erheblichen Anzahl von Arbeitsplätzen entstand die Angst, dass den Mitarbeitern Dinge weggenommen werden. Beispielsweise, dass sie ihre alte, bekannte Basis vermissen oder sich fragen, wo sie in der neuen Situation ihre Kollegen finden können. Diese App greift genau dieses Problem auf", so sagt er. "Ich erwarte, dass die Mitarbeiterbindung steigt, wenn sie selbst einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz auswählen können, den sie für diesen Tag benötigen."