„Bei der Einführung bedurfte es keiner aufwändigen Schulungen"

FlexWhere: Struktur und Effizienz für den Arbeitsalltag bei Atreus

Wir haben mit Anja Huber, Assistenz der Geschäftsführung und Leitung Office Management der Atreus GmbH, über die Optimierung der Arbeitsprozesse durch die innovative Softwarelösung von FlexWhere, gesprochen. Frau Huber teilt ihre Erfahrungen, wie FlexWhere die Arbeitsprozesse der führenden deutschen Managementberatung im Rahmen der Einführung eines digitalen internen Buchungssystems verbessert hat.

Welche Vorteile hat FlexWhere für Atreus?

Die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit von FlexWhere hat dazu beigetragen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Atreus ihre Büros und Arbeitsplätze sowie Parkplätze flexibel buchen können. Das entspricht unserer mobilen Arbeitskultur und schafft den richtigen Rahmen, einfach und unkompliziert seinen Arbeitsalltag zu gestalten. Bei der Einführung bedurfte es keiner aufwändigen Schulungen, und auch neue Mitarbeiter finden sich mühelos zurecht. Morgens die Wahl zwischen Auto oder Fahrrad zu treffen und spontan einen Parkplatz zu buchen, unterstützt die Flexibilität eines jeden einzelnen. Manche Kollegin und mancher Kollege arbeitet vormittags im Homeoffice und entscheidet sich spontan am Nachmittag ins Büro zu kommen. Das muss erst einmal geplant werden können.

Welche Funktionen werden am häufigsten genutzt?

Das Atreus Team nutzt natürlich alles sehr gern und mit Begeisterung, was Zeit einspart. Es ist besser als eine Organisation in Outlook und gibt eine gute Orientierung durch die übersichtlichen Grundrisse von Räumen und Plätzen. Insbesondere die Buchungsfunktion sowie die Automatisierung des Check-Ins und die Labelfunktion für unterschiedliche Bildschirme nutzen wir besonders häufig.

Würden Sie FlexWhere anderen Unternehmen empfehlen?

Die einfache und intuitive Nutzung von FlexWhere, die unkomplizierte Einführung im Unternehmen und das gute Preis- und Leistungsverhältnis spricht klar dafür. Ja, ich würde Sie jederzeit weiterempfehlen.

Wie beschreiben Sie die Organisation vor und nach der Einführung von FlexWhere?

Bevor FlexWhere bei Atreus implementiert wurde, wurde mit Herausforderungen wie Raum-und Parkplatzbuchungen gekämpft. Outlook war mit zu vielen Kalendern überfordert, was zu zahlreichen Doppelbuchungen führte. FlexWhere hat diese Probleme gelöst und bietet nun eine übersichtliche Verwaltung und Planung von Räumen und Parkplätzen.

Können Sie die Auswirkungen nach der Einführung quantifizieren?

Seit der Einführung von FlexWhere konnte Atreus eine deutliche Zeitersparnis verzeichnen. Die Mitarbeiter freuen sich über die flexible Möglichkeit, den richtigen Raum zum richtigen Zeitpunkt zu finden. Das Chaos durch Doppelbuchungen gehört der Vergangenheit an, was einen positiven Effekt auf die Organisation hat.

Welche besonderen Vorteile sehen Sie im System, nun drei Jahre nach dem Launch?

FlexWhere hat nicht nur das tägliche organisatorische Leben im Office erleichtert, sondern auch zu einer spürbaren Struktur im Büro geführt, was sich positiv auf die Effizienz auswirkt. Ich würde es als positiven Hebel in unseren Arbeitsabläufen und in unserer Unternehmenskultur bezeichnen.

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