Raumbuchungssoftware

Ideale Raumbuchungssoftware für Unternehmen

Seit COVID ist hybrides Arbeiten zu einem festen Bestandteil des modernen Geschäftsbetriebs geworden. Angesichts der zunehmenden Notwendigkeit von flexiblen Arbeitsmodellen und dezentralen Arbeitsplätzen ist die effektive Verwaltung von Räumlichkeiten und Arbeitsplätzen eine wichtige Herausforderung für Unternehmen. Eine geeignete Raumverwaltungssoftware kann hier helfen. Damit Mitarbeitende einfach und spontan einen Platz im Büro reservieren können, ist ein intuitives und einfach zu bedienendes Reservierungssystem unabdingbar. Mit der Büroreservierungs-App FlexWhere erfassen Mitarbeitende schnell und einfach ihren Arbeitsplatz für den nächsten Tag oder die nächsten Tage. Aber das ist nicht der einzige Vorteil dieses Arbeitsplatzmanagementtool. Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren von diesem digitalen Büroplaner. In Zeiten, in denen Talente knapp sind, möchten Sie es den Mitarbeitenden so angenehm wie möglich machen. Ein Schreibtisch am Fenster? Ein ruhiger Ort im vierten Stock? Ein Stehplatz für ein paar Stunden in der Nähe eines Kollegen, einer Kollegin? Oder arbeiten Sie lieber in der gemütlichen Atmosphäre der Kaffee-Ecke? Mit wenigen Klicks ist es erledigt. Gleiches gilt für die Reservierung eines Besprechungsraums oder eines großen Raumes. Und in einem Zug kann ein Parkplatz reserviert werden.

Wie funktioniert eine Raumbuchungssoftware?

Die FlexWhere Raumbuchungsapp funktioniert auf jedem Endgerät und allen bekannten Betriebssystemen. Der Grundriss des Büros zeigt die verfügbaren Schreibtische in Echtzeit an. Nach der Reservierung färbt sich ein grüner Arbeitsplatz gelb (reserviert). Sobald sich ein Mitarbeitender an einem Desktop anmeldet oder den Laptop über eine Dockingstation anschließt, registriert FlexWhere automatisch seinen Standort. Jemand, der einen Schreibtisch ohne Desktop oder Dockingstation verwendet, kann dies in der App angeben. Von diesem Moment an färbt sich der Arbeitsplatz rot (besetzt). Wenn Sie nicht im Büro sind, schalten Sie "Remote-Arbeit" ein, damit die Kollegen wissen, dass Sie nicht physisch anwesend sind. Anwesende Kollegen können auf der Karte schnell nachvollzogen werden, wie z.B. ein Ersthelfer oder ein Einsatzbeauftragter im Notfall. Wer lieber ungestört an einem Projekt arbeiten möchte, kann sich mit dem „Hide me“-Button unauffindbar machen.

Große Einsparungen möglich durch die Überblick über die gesamte Büronutzung

Ein Standortmanager oder Administrator kann Sensoren, Laser oder intelligente Kameras mit FlexWhere verknüpfen. Dies ermöglicht ein umfassendes Gebäudemanagement und Arbeitsplatzmanagement. Denken Sie zum Beispiel an eine Analyse des Wohlbefindens im Gebäude, wie Temperatur, Luftfeuchtigkeit oder des CO2 -Gehalts in einem Besprechungsraum. Die anonymen Statistiken über die Raumbuchungen sind eine Informationsquelle für Facility-Manager und Abteilungsleiter. Mit einem Einblick in die Auslastung jedes Besprechungsraums, die Büroaufteilung, welche Schreibtische beliebt sind und welche nicht, sind erhebliche Einsparungen bei Miete, technischer Infrastruktur, Reinigung und Energie möglich.

Ausreichender Abstand

Die Erfahrungen der Corona-Pandemie sind noch frisch im Gedächtnis und die Menschen möchten ohne Angst vor Infektionen im Büro arbeiten können. Zu diesem Zweck kann der Administrator zu nahe beieinander liegende Schreibtische digital deaktivieren. Auf diese Weise bleiben die Zeitarbeiter in angemessenem Abstand zueinander, ohne dass eine intensive Neugestaltung erforderlich ist. Möchten mehr Mitarbeitende ins Büro kommen, als Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, kann der Administrator sogenannte Arbeitszonen nutzen. Dabei handelt es sich um Räume, die den ganzen Tag über nicht genutzt werden, wie z.B. das Betriebsrestaurant oder Sitzgelegenheiten im Garten. Auf diese Weise können Sie mehr Arbeitsplätze schaffen, ohne Kompromisse bei der eineinhalb Meter Abstandsregel eingehen zu müssen.

Datenschutz und Sicherheit von FlexWhere Raumbuchungstool

FlexWhere wurde auf der Grundlage von Datenschutz und Security-by-Design entwickelt. Das bedeutet, dass die Reservierungs-App der Agentur mit anonymisierten Daten arbeitet. Die Daten werden nicht länger als unbedingt nötig gespeichert und alle Server befinden sich in der EU. Darüber hinaus hat jeder bei Dutchview, der an der Software arbeitet, eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet. Die App ist einfach zu installieren und zu verwalten. Die Software wird seit mehr als zehn Jahren verfeinert und verbessert. Mehr als 285.000 Nutzer nutzen die App mittlerweile täglich, um einen Schreibtisch zu reservieren.

Kundenbetreuung FlexWhere Raumverwaltungssoftware

Ein weiterer wichtiger Faktor, der bei der Auswahl einer Raumverwaltungssoftware zu berücksichtigen ist, ist der Kundensupport. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie zuverlässige Unterstützung für Fragen und Probleme erhalten. FlexWhere bietet beispielsweise einen umfassenden Kundensupport, um den Kunden bei der Einrichtung, Verwaltung und Nutzung der Software zu unterstützen.

Schutz der Privatsphäre

Bei der Auswahl einer Raumverwaltungssoftware ist es wichtig, auf den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeitenden zu achten. FlexWhere bietet eine Vielzahl von Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten und Informationen geschützt bleiben und nur für die richtigen Zwecke verwendet werden.

Echtzeit-Überwachung von Gebäuden und Arbeitsplätzen

Eine weitere Stärke von FlexWhere Raumbuchungstool ist die Echtzeitüberwachung von Gebäuden und Arbeitsplätzen, die es ermöglicht, schnell auf Belegungsänderungen zu reagieren und so die Effizienz und Auslastung von Gebäuden zu steigern.

Integration mit Outlook

Ein wichtiges Merkmal der Raumverwaltungssoftware ist die Integration mit Outlook. Auf diese Weise können Mitarbeitende Besprechungen und Besprechungen direkt aus ihrem Outlook-Kalender heraus buchen und verwalten. Die Integration mit Outlook erleichtert auch die Planung von Besprechungen und erhöht die Effizienz der Raumverwaltung.

Andere Integrationen

Integrationen mit anderen Systemen sind ein weiterer Vorteil von Raummanagement-Software. Die Integration ermöglicht es Unternehmen, Daten und Informationen in Echtzeit auszutauschen und so die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Allgemeine Vorteile und Merkmale von FlexWhere Raumverwaltungs- Raumbuchungssoftware

• Intuitive und einfache Bedienung

• Immer und überall Arbeitsplätze buchen dank App

• Datensicherheit und Datenschutz laut DSGVO

• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

• Ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen

• Technischer Support und Hilfe bei der Installation: Für die Implementierung wird lediglich ein Grundriss des Bürogebäudes benötigt und somit können Mitarbeitende in kürzester Zeit ihre Arbeitsplätze buchen.

• Verknüpfung mit Outlook und Google Kalender möglich

Konkrete Vorteile von FlexWhere Raumbuchungstool für Mitarbeitende

• Live Belegungsplan

• Calendar-Integration für Outlook & Google Calendar

• Persönliche Buchungsübersicht

• Intuitiver Buchungsprozess

• Interaktive Kartennavigation

• Objekte und Kollegen finden

• Filtern nach Ausstattung

• Auto Check-in und Check-out

• Persönliches Profil verwalten

Konkrete Vorteile von FlexWhere für Administratoren

• Smart Analytics zur Auslastungsanalyse

• Standort- & Objektverwaltung

• Heatmaps

• Temporäres Blockieren von Objekten

• Globale Einstellungen vornehmen

• Nutzer- & Buchungsverwaltung

• Erweitertes Rollen und Rechte Management

• Concierge Buchung für andere Mitarbeitende

• Umfangreiche Import- & Exportfunktionen

• Karten-Editor

Lesen Sie hier, was unsere Kunden über FlexWhere Raumbuchungssoftware sagen.

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