Raumbuchungssoftware
Raumbuchungssystem für Besprechungsräume
Ideale Raumbuchungssoftware für Unternehmen
Seit COVID ist hybrides Arbeiten zu einem festen Bestandteil des modernen Geschäftsbetriebs geworden. Angesichts der zunehmenden Notwendigkeit von flexiblen Arbeitsmodellen und dezentralen Arbeitsplätzen ist die effektive Verwaltung von Räumlichkeiten und Arbeitsplätzen eine wichtige Herausforderung für Unternehmen. Eine geeignete Raumverwaltungssoftware kann hier helfen. Damit Mitarbeitende einfach und spontan einen Platz im Büro reservieren können, ist ein intuitives und einfach zu bedienendes Reservierungssystem unabdingbar. Mit der Büroreservierungs-App FlexWhere erfassen Mitarbeitende schnell und einfach ihren Arbeitsplatz für den nächsten Tag oder die nächsten Tage. Aber das ist nicht der einzige Vorteil dieses Arbeitsplatzmanagementtool. Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren von diesem digitalen Büroplaner. In Zeiten, in denen Talente knapp sind, möchten Sie es den Mitarbeitenden so angenehm wie möglich machen. Ein Schreibtisch am Fenster? Ein ruhiger Ort im vierten Stock? Ein Stehplatz für ein paar Stunden in der Nähe eines Kollegen, einer Kollegin? Oder arbeiten Sie lieber in der gemütlichen Atmosphäre der Kaffee-Ecke? Mit wenigen Klicks ist es erledigt. Gleiches gilt für die Reservierung eines Besprechungsraums oder eines großen Raumes. Und in einem Zug kann ein Parkplatz reserviert werden.
Wie funktioniert eine Raumbuchungssoftware?
Die FlexWhere Raumbuchungsapp funktioniert auf jedem Endgerät und allen bekannten Betriebssystemen. Der Grundriss des Büros zeigt die verfügbaren Schreibtische in Echtzeit an. Nach der Reservierung färbt sich ein grüner Arbeitsplatz gelb (reserviert). Sobald sich ein Mitarbeitender an einem Desktop anmeldet oder den Laptop über eine Dockingstation anschließt, registriert FlexWhere automatisch seinen Standort. Jemand, der einen Schreibtisch ohne Desktop oder Dockingstation verwendet, kann dies in der App angeben. Von diesem Moment an färbt sich der Arbeitsplatz rot (besetzt). Wenn Sie nicht im Büro sind, schalten Sie "Remote-Arbeit" ein, damit die Kollegen wissen, dass Sie nicht physisch anwesend sind. Anwesende Kollegen können auf der Karte schnell nachvollzogen werden, wie z.B. ein Ersthelfer oder ein Einsatzbeauftragter im Notfall. Wer lieber ungestört an einem Projekt arbeiten möchte, kann sich mit dem „Hide me“-Button unauffindbar machen.
Große Einsparungen möglich durch die Überblick über die gesamte Büronutzung
Ein Standortmanager oder Administrator kann Sensoren, Laser oder intelligente Kameras mit FlexWhere verknüpfen. Dies ermöglicht ein umfassendes Gebäudemanagement und Arbeitsplatzmanagement. Denken Sie zum Beispiel an eine Analyse des Wohlbefindens im Gebäude, wie Temperatur, Luftfeuchtigkeit oder des CO2 -Gehalts in einem Besprechungsraum. Die anonymen Statistiken über die Raumbuchungen sind eine Informationsquelle für Facility-Manager und Abteilungsleiter. Mit einem Einblick in die Auslastung jedes Besprechungsraums, die Büroaufteilung, welche Schreibtische beliebt sind und welche nicht, sind erhebliche Einsparungen bei Miete, technischer Infrastruktur, Reinigung und Energie möglich.
Ausreichender Abstand
Die Erfahrungen der Corona-Pandemie sind noch frisch im Gedächtnis und die Menschen möchten ohne Angst vor Infektionen im Büro arbeiten können. Zu diesem Zweck kann der Administrator zu nahe beieinander liegende Schreibtische digital deaktivieren. Auf diese Weise bleiben die Zeitarbeiter in angemessenem Abstand zueinander, ohne dass eine intensive Neugestaltung erforderlich ist. Möchten mehr Mitarbeitende ins Büro kommen, als Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, kann der Administrator sogenannte Arbeitszonen nutzen. Dabei handelt es sich um Räume, die den ganzen Tag über nicht genutzt werden, wie z.B. das Betriebsrestaurant oder Sitzgelegenheiten im Garten. Auf diese Weise können Sie mehr Arbeitsplätze schaffen, ohne Kompromisse bei der eineinhalb Meter Abstandsregel eingehen zu müssen.
Datenschutz und Sicherheit von FlexWhere Raumbuchungstool
FlexWhere wurde auf der Grundlage von Datenschutz und Security-by-Design entwickelt. Das bedeutet, dass die Reservierungs-App der Agentur mit anonymisierten Daten arbeitet. Die Daten werden nicht länger als unbedingt nötig gespeichert und alle Server befinden sich in der EU. Darüber hinaus hat jeder bei Dutchview, der an der Software arbeitet, eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet. Die App ist einfach zu installieren und zu verwalten. Die Software wird seit mehr als zehn Jahren verfeinert und verbessert. Mehr als 285.000 Nutzer nutzen die App mittlerweile täglich, um einen Schreibtisch zu reservieren.
Kundenbetreuung FlexWhere Raumverwaltungssoftware
Ein weiterer wichtiger Faktor, der bei der Auswahl einer Raumverwaltungssoftware zu berücksichtigen ist, ist der Kundensupport. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie zuverlässige Unterstützung für Fragen und Probleme erhalten. FlexWhere bietet beispielsweise einen umfassenden Kundensupport, um den Kunden bei der Einrichtung, Verwaltung und Nutzung der Software zu unterstützen.
Schutz der Privatsphäre
Bei der Auswahl einer Raumverwaltungssoftware ist es wichtig, auf den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeitenden zu achten. FlexWhere bietet eine Vielzahl von Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten und Informationen geschützt bleiben und nur für die richtigen Zwecke verwendet werden.
Echtzeit-Überwachung von Gebäuden und Arbeitsplätzen
Eine weitere Stärke von FlexWhere Raumbuchungstool ist die Echtzeitüberwachung von Gebäuden und Arbeitsplätzen, die es ermöglicht, schnell auf Belegungsänderungen zu reagieren und so die Effizienz und Auslastung von Gebäuden zu steigern.
Integration mit Outlook
Ein wichtiges Merkmal der Raumverwaltungssoftware ist die Integration mit Outlook. Auf diese Weise können Mitarbeitende Besprechungen und Besprechungen direkt aus ihrem Outlook-Kalender heraus buchen und verwalten. Die Integration mit Outlook erleichtert auch die Planung von Besprechungen und erhöht die Effizienz der Raumverwaltung.
Andere Integrationen
Integrationen mit anderen Systemen sind ein weiterer Vorteil von Raummanagement-Software. Die Integration ermöglicht es Unternehmen, Daten und Informationen in Echtzeit auszutauschen und so die Effizienz und Produktivität zu steigern.
Allgemeine Vorteile und Merkmale von FlexWhere Raumverwaltungs- Raumbuchungssoftware
Intuitive und einfache Bedienung
Immer und überall Arbeitsplätze buchen dank App
Datensicherheit und Datenschutz laut DSGVO
Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen
Technischer Support und Hilfe bei der Installation: Für die Implementierung wird lediglich ein Grundriss des Bürogebäudes benötigt und somit können Mitarbeitende in kürzester Zeit ihre Arbeitsplätze buchen.
Verknüpfung mit Outlook und Google Kalender möglich
Konkrete Vorteile von FlexWhere Raumbuchungstool für Mitarbeitende
Live Belegungsplan
Calendar-Integration für Outlook & Google Calendar
Persönliche Buchungsübersicht
Intuitiver Buchungsprozess
Interaktive Kartennavigation
Objekte und Kollegen finden
Filtern nach Ausstattung
Auto Check-in und Check-out
Persönliches Profil verwalten
Konkrete Vorteile von FlexWhere für Administratoren
Smart Analytics zur Auslastungsanalyse
Standort- & Objektverwaltung
Heatmaps
Temporäres Blockieren von Objekten
Globale Einstellungen vornehmen
Nutzer- & Buchungsverwaltung
Erweitertes Rollen und Rechte Management
Concierge Buchung für andere Mitarbeitende
Umfangreiche Import- & Exportfunktionen
Karten-Editor
Lesen Sie hier, was unsere Kunden über FlexWhere Raumbuchungssoftware sagen.
Sofort selbst kostenlos ausprobieren? Erleben Sie den Komfort von FlexWhere, dem ultimativen Raumbuchungstool: Fordern Sie hier eine kostenlose Demo an oder starten Sie eine kostenlose Testversion.
Häufig gestellte Fragen
Nachstehend finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder an support@flexwhere.com
Wo kann ich die FlexWhere App herunterladen?
Die FlexWhere Desktop App und die mobile App können Sie kostenlos auf unserer Supportseite downloaden.
Wie kann ich einen Arbeitsplatz buchen?
Arbeitsplätze können über die FlexWhere Desktop App, über die mobile App und über den Webbrowser gebucht werden. Auf unserer Supportseite ist dies schrittweise erklärt.
Ich habe noch Fragen, wie kann ich Kontakt aufnehmen?
Sie erreichen uns telefonisch Werktags 8:00 - 17:00, unter +49 3 222 185 4955 oder füllen Sie das Kontaktformular auf unserer Website aus und wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen. Interesse an einer Produktpräsentation? Dann fordern Sie eine unverbindliche Demo an.
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