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Es ist möglich, Besprechungsdaten aus externen Systemen in Flexwhere zu importieren. Dadurch werden Besprechungen in der Anwendung sichtbar.
Flexwhere verfügt über Schnittstellen zu den folgenden Systemen:
Flexwhere kann Daten aus Outlook auf zwei Arten lesen und anzeigen, nämlich über einen Graph-Link oder von einem SFTP-Server.
Wenn Sie sich über Graph verbinden, stellen Sie eine direkte Verbindung zwischen Flexwhere und Ihrer eigenen Benutzeroberfläche von Microsoft her. Indem Sie den Kalender des Besprechungsraums in Outlook mit dem Besprechungsraum in Flexwhere verbinden, können Sie eine 2-Wege-Verknüpfung herstellen, bei der die in Outlook geplanten Besprechungsringe synchronisiert werden, aber auch Besprechungen in Flexwhere geplant werden können. Im Gegenzug werden diese Termine auch im Outlook-Kalender angezeigt.
Klicken Sie hier für weitere Informationen über den Graph-Link.
Es ist auch möglich, Ihre Outlook-Besprechungsräume zu exportieren. Dieser Export kann auf einen von Flexwhere vorbereiteten SFTP-Server hochgeladen werden. Alle 15 Minuten liest Flexwhere den Server neu ein und synchronisiert die Daten mit dem verknüpften Besprechungsraum in Flexwhere.
Bei dieser Methode der Verknüpfung muss jedoch berücksichtigt werden, dass Flexwhere die Daten nur lesen kann. Es werden keine Daten von Flexwhere gelesen und dem Outlook-Kalender hinzugefügt.
Dieser Link erfordert etwas mehr technisches Wissen, da das Skript zum Auffüllen dieser Datei im CSV-Format aus dem System und zum anschließenden Hochladen in die Benutzeroberfläche in der Verantwortung des Nutzers liegt.
Die Verantwortung für das Schreiben des Skripts liegt beim Nutzer, aber wir können dabei Unterstützung anbieten.
Weitere Informationen zum Exportieren der CSV-Datei finden Sie hier:
Für eine erfolgreiche Verknüpfung muss zunächst das Modul “Wohnungsverwaltung” vorhanden sein.
Darüber hinaus müssen einige Maßnahmen auf Seiten des Nutzer getroffen werden. Wir benötigen zum Beispiel die folgenden Informationen:
- Die URL der Topdesk-Organisation. Diese URL sieht wie folgt aus: https://jouworganisatienaam.topdesk.net/;
- Zugang zu einem Topdesk-Konto mit ausreichenden Rechten. Dieses Konto sollte Lese- und Schreibzugriff auf alle Besprechungsobjekte und die API haben. Von diesem Benutzerkonto benötigen wir die Anmeldedaten.
Die entsprechenden Berechtigungen für das Topdesk-Praktikerkonto finden Sie weiter unten:
Damit die Verknüpfung funktioniert, muss der Besprechungsraum im Kontrollzentrum hinzugefügt werden (stellen Sie sicher, dass der Schieberegler “Ad-hoc-Buchung” deaktiviert ist). Sie sehen dann zwei Textfelder. Das obere Textfeld kann nach Belieben ausgefüllt werden, das untere Textfeld muss genau mit der Raumnummer (nicht mit dem Namen des Besprechungsraums) übereinstimmen, wie sie in Topdesk erscheint. Danach kann es 15-20 Minuten dauern, bis die Reservierungen in Flexwhere erscheinen.
In Flexwhere sehen Sie dann die aktuellen und zukünftigen Reservierungen für den aktuellen Tag.