Ein Büroumzug ist ein großer Schritt. Neue Räume, ein neuer Start und ein optimierter Grundriss schaffen neue Möglichkeiten. Gleichzeitig ist der Aufwand hoch. Planung, Umzug und laufender Betrieb müssen gut aufeinander abgestimmt werden.
Auch wir bei Flexwhere befinden uns mitten in einem Umzug. Dabei haben wir wertvolle Erkenntnisse gewonnen, wie unsere Plattform in dieser Phase unterstützen kann.
Von der Buchung eines Arbeitsplatzes bis zum Einblick in die Flächennutzung: Flexwhere wurde entwickelt, um den Büroalltag einfacher zu machen. Doch was passiert, wenn sich die gesamte Bürostruktur ändert? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Umzug mit den leistungsstarken Grundrissen von Flexwhere strukturiert umsetzen können, ergänzt durch Erfahrungen aus unserem eigenen Umzug.
Eine der ersten Entscheidungen bei der Einrichtung Ihres neuen Büros in Flexwhere betrifft Ihre historischen Daten. Ihre aktuellen Statistiken sind mit Ihrem bestehenden Gebäude und Grundriss verknüpft. Bei einem Umzug beginnen Sie praktisch mit einer neuen digitalen Fläche und einem neuen Grundriss ohne Nutzungsdaten.
Die Frage ist daher: Möchten Sie Ihre bisherigen Statistiken behalten oder soll das neue Büro ein neuer Start sein?
Sind historische Daten für langfristige Trendanalysen wichtig? Dann können Sie den bestehenden Bürogrundriss gezielt ersetzen. Dabei wird das alte Grundrissbild durch die neue Darstellung ersetzt. Vorhandene Arbeitsplätze einschließlich der zugeordneten Dockingstations werden dabei sorgfältig auf die neue visuelle Struktur übertragen.
Sinnvoll, wenn:
Vielleicht passt ein klarer Neuanfang besser zu einem neuen Standort. Wenn Sie vollständig neue Grundrisse und neue Arbeitsplätze anlegen, starten Sie für dieses Gebäude auch in Flexwhere mit neuen Analysen.
Sinnvoll, wenn:
Unabhängig von Ihrer Wahl sollten Sie diese Entscheidung früh im Prozess treffen. Sie hat großen Einfluss auf die Einrichtung Ihrer Flexwhere Umgebung.
Für eine reibungslose Nutzung von flexiblen Arbeitsplätzen ist die korrekte Zuordnung von Dockingstations zu Arbeitsplätzen entscheidend. Während eines Umzugs kann das jedoch zeitaufwendig und mühsam sein. Diese Erfahrung haben wir selbst gemacht.
Gerade deshalb sehen wir den Mehrwert automatisierter Zuordnung. Ziel ist, dass Flexwhere Dockingstations automatisch erkennt und dem richtigen Arbeitsplatz zuordnet, mit möglichst wenig manuellem Aufwand. Daran arbeiten wir, auch auf Basis unserer eigenen aktuellen Erfahrungen.
Tipp: Kennzeichnen Sie vor dem Umzug jede Dockingstation eindeutig mit der zugehörigen Arbeitsplatz-ID. Das beschleunigt die erneute Zuordnung erheblich.
Die ersten Tage oder Wochen in einem neuen Büro verlaufen oft nicht vollständig reibungslos. Auch mit guter Vorbereitung braucht es eine kurze Eingewöhnungsphase. Ihr neuer Grundriss in Flexwhere kann bereits korrekt eingerichtet sein. Solange jedoch noch nicht alle Komponenten physisch verbunden sind, kann die Belegungszeit noch von der tatsächlichen Situation abweichen.
Mit einer guten Vorbereitung bleibt diese Phase beherrschbar.
1. Datenstrategie festlegen
Entscheiden Sie im Voraus, ob Sie Ihre bisherigen Statistiken behalten oder neu beginnen. Diese Entscheidung bestimmt, wie Sie Ihre Flexwhere Umgebung einrichten.
2. Grundrisse rechtzeitig einrichten
Legen Sie die neuen Grundrisse frühzeitig in Flexwhere an. Auch wenn Dockingstations noch nicht angeschlossen sind, können Sie Arbeitsplätze und Räume bereits vorbereiten. Teams können sich so frühzeitig an den neuen Grundriss gewöhnen und bei Bedarf bereits buchen. Kommunizieren Sie dabei klar, dass es anfangs zu kleinen Abweichungen kommen kann.
3. Automatisches Freigeben vorübergehend anpassen
Die Funktion zum automatischen Freigeben hilft, Flächen effizient zu nutzen. In der ersten Phase nach einem Umzug kann sie jedoch Arbeitsplätze freigeben, obwohl das System die Belegung noch nicht korrekt erfasst, zum Beispiel bei noch nicht zugeordneten Dockingstations.
Prüfen Sie daher, ob Sie das automatische Freigeben vorübergehend deaktivieren, etwa für einige Tage oder eine Woche, bis die Belegungszeit wieder zuverlässig ist. So vermeiden Sie, dass Kollegen an einem gebuchten Arbeitsplatz ankommen, der plötzlich wieder als verfügbar angezeigt wird.
Software wie Flexwhere ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Umzugs. Genauso wichtig ist jedoch die Kommunikation mit Ihren Teams.
Ein Büroumzug muss kein Problemfall sein. Mit einer klaren Vorgehensweise, guter Kommunikation und dem gezielten Einsatz von Flexwhere wird aus einer komplexen.
Umstellung eine Chance für effizienteres Arbeiten und eine zukunftsfähige Arbeitsumgebung.
Auf Basis unserer eigenen Erfahrungen unterstützen wir Sie dabei, Ihren nächsten Umzug so reibungslos wie möglich zu gestalten.