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Aus welchen Systemen kann Flexwhere Besprechungsdaten importieren?

Flexwhere-Integrationen für Besprechungsräume: Überblick und Einrichtung

Flexwhere synchronisiert sich mit Ihren bestehenden Kalendern. Die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen ist dadurch jederzeit korrekt.
Durch die Anbindung externer Systeme können Sie Buchungen in der Flexwhere-App einsehen, planen und verwalten.

1. Unterstützte Systeme

Flexwhere unterstützt derzeit folgende Plattformen zur Import- und Synchronisation von Besprechungsdaten:

Microsoft Outlook (über Graph API)
Direkte Zwei-Wege-Synchronisation. In Outlook geplante Meetings erscheinen automatisch in Flexwhere – und umgekehrt.

Google Kalender
Direkte Integration für Google-Workspace-Umgebungen. Buchungen bleiben vollständig synchronisiert.

TOPdesk
Anbindung über die TOPdesk-API. Das Modul „Facility Management“ ist erforderlich.

Outlook (über SFTP)
Einseitige Anbindung (nur Lesezugriff). Flexwhere ruft alle 15 Minuten Daten aus einer CSV-Datei auf einem SFTP-Server ab.

2. System anbinden

Die Einrichtung erfolgt durch den Flexwhere-Administrator im Kontrollzentrum.

Google Kalender anbinden
  1. Melden Sie sich im Kontrollzentrum an.
  2. Öffnen Sie die Unternehmenseinstellungen.
  3. Scrollen Sie zum Abschnitt „Extra“.
  4. Aktivieren Sie den Schalter bei Google Kalender.
  5. Autorisieren Sie Ihr Google-Workspace-Konto.
  6. Verknüpfen Sie Ihre Besprechungsräume mit den entsprechenden Google-Kalendern.
Microsoft Outlook (Graph API) anbinden
  1. Stellen Sie eine direkte Verbindung zwischen Flexwhere und Ihrer Microsoft-Umgebung her.
  2. Ordnen Sie den jeweiligen Besprechungsraum-Kalender in Outlook dem passenden Raum in Flexwhere zu.
  3. Nach der Einrichtung erfolgt die Synchronisation automatisch in beide Richtungen.
TOPdesk anbinden
  1. Halten Sie die URL Ihrer TOPdesk-Umgebung bereit (z. B. https://name.topdesk.net/).
  2. Verwenden Sie ein TOPdesk-Konto mit Lese- und Schreibrechten für Besprechungsobjekte sowie API-Zugriff.
  3. Prüfen Sie im Kontrollzentrum, ob die Raumnummer in Flexwhere exakt mit der Nummer in TOPdesk übereinstimmt.

Wichtig:
Deaktivieren Sie für angebundene Räume die Option „Ad-hoc buchen“.

3. Verwaltung und Monitoring

Sobald eine Integration aktiv ist, können Sie den Status im Kontrollzentrum überwachen:

  • Statusanzeige – Sie sehen, ob die Integration aktiv ist und welcher Benutzer sie autorisiert hat.
  • Datenprüfung – Wird ein Raum nicht synchronisiert, erscheint die Meldung: „Es werden noch keine Daten empfangen.“
  • Synchronisationszeit – Integrationen über Graph API und Google erfolgen nahezu in Echtzeit. Bei SFTP und TOPdesk kann die Aktualisierung 15–20 Minuten dauern.

Hinweise für eine erfolgreiche Integration

✅ Abonnement prüfen
Einige Integrationen, z. B. Google Kalender, erfordern ein bestimmtes Abonnement. Klären Sie dies mit Ihrem Accountmanager.

✅ Einheitliche Benennung
Stellen Sie bei TOPdesk- und SFTP-Integrationen sicher, dass Raumbezeichnungen oder Raumnummern in beiden Systemen exakt übereinstimmen. So vermeiden Sie Synchronisationsfehler.

✅ SFTP-Einrichtung
Bei einer SFTP-Anbindung sind Sie für das Exportscript verantwortlich, das die CSV-Datei erzeugt. Benötigen Sie Unterstützung beim richtigen Format, kontaktieren Sie uns.

Unterstützung

Senden Sie eine E-Mail an support@flexwhere.de oder besuchen Sie das Flexwhere-Supportportal.