Stadt Deventer

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„Wir nutzen unser Gebäude optimal durch Hot Desking“

Eine gute professionelle Entwicklung der Mitarbeiter(innen) ist für die Stadt Deventer in den Niederlanden eine wichtige Voraussetzung dafür, das erbrachte Qualitätsniveau beizubehalten Aus diesem Grunde sorgt die Stadt Deventer für eine stimulierende Arbeitsumgebung. So erhalten die Mitarbeite(innen) die Möglichkeit, ihre Arbeit flexibel zu gestalten. Auf diese Weise entsteht ein gutes Gleichgewicht aus Leistung und Freude an der Arbeit. Und das mit Unterstützung von FlexWhere.

„Zur möglichst optimalen Nutzung der verfügbaren Räumlichkeiten wurde bei der Planung des Rathaus-Neubaus besonderes Augenmerk auf die moderne Arbeitsweise gelegt. Wir arbeiten hier mit rund achthundert Kolleg(inn)en. Sollten wir allen ein eigenes Büro geben, würde das eine Menge Platz kosten. Die Nutzung von FlexWhere sorgt dafür, dass wir zusätzliche Quadratmeter an Arbeitsraum gewinnen.

Die Funktion „Find a colleague“ ist wichtig für Hot Desking

Da niemand seinen festen Arbeitsplatz hat, ist es wichtig, herausfinden zu können, wer sich wo im Gebäude befindet. Die Funktion „eine(n) Kollegen/Kollegin finden“ von FlexWhere zeigt dies schnell und deutlich auf. Anhand eines benutzerfreundlichen und einfach zu implementierenden Systems wird mit einem Knopfdruck sichtbar, wo ein Kollege oder eine Kollegin tätig ist.

Dank der mobilen App, die wir seit kurzem einsetzen, ist dies ebenfalls außerhalb des Gebäudes möglich. All das sorgt für eine effizientere Zusammenarbeit. Zuvor war dazu häufiger Telefon- oder E-Mail-Kontakt erforderlich. Jetzt jedoch gehen wir zum Kollegen oder zur Kollegin hin und können so die jeweiligen Anliegen einfacher miteinander abstimmen. Das sorgt für kurze Wege und eine raschere Entscheidungsfindung.

Arbeitsplätze, die zu den Aktivitäten passen

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass wir anhand von FlexWhere schnell einen freien Arbeitsplatz finden können, der zu unseren, für den Tag anliegenden Tätigkeiten passt. Wer sich konzentrieren muss, sucht eine ruhige und stille Arbeitsumgebung auf. Für Projektbesprechungen wird ein so genannter Co-Work-Arbeitsplatz aufgesucht. FlexWhere zeigt uns eine Übersicht aller freien und besetzten Arbeitsplätze, wodurch sich jeder direkt in einer geeigneten Umgebung an die Arbeit machen kann. Alles in allem ist dies eine praktisch App, die wir sehr viel und gerne nutzen.“

Mark van Vlisteren, Teamkoordinator bautechnische Arbeitsorganisation

„FlexWhere bietet Unterstützung dabei, Menschen zu finden und Angelegenheiten in einer persönlichen Weise anzugehen und zu klären.“

„Flexibles Arbeiten ist ideal, wenn man weiß, wo seine Kollegen sind.“

„Die moderne Arbeitsweise kennzeichnet sich durch wichtige Elemente wie vertrauensvolles Arbeiten und gegenseitige Verbindung. Mitarbeiter(innen) arbeiten an verschiedenen Orten, jedoch ebenfalls bei anderen Unternehmen oder zuhause. Flexibel zu arbeiten ist ideal, wobei jedoch die Gefahr vorhanden ist, dass man nur noch über die E-Mail oder das Telefon Kontakt zu den eigenen Kollegen/Kolleginnen hat. Unser Gebäude ist so konzipiert, dass es zu formellem und informellem Austausch einlädt. Das impliziert jedoch, dass die Mitarbeiter(innen) zu finden sein müssen. Dank FlexWhere ist das für jedermann der Fall – und das ist äußerst wertvoll.“

Ilse Heitling, P&O en Projektleiterin HNW

„Die Arbeit mit FlexWhere spart mir viel Zeit.“

„Wir arbeiten mit 800 Mitarbeiter(inne)n im Gebäude. Will man einen Arbeitsplatz oder einen Kollegen bzw. eine Kollegin schnell finden, dann braucht man dazu ein geeignetes Hilfsmittel. In jedem Stockwerk hängt ein Touchscreen mit FlexWhere-Informationen, und FlexWhere funktioniert auch auf jedem Gerät, auf dem man sich einloggt. Das Programm ist benutzerfreundlich, so dass man ohne weitere Erklärung direkt damit arbeiten kann. Mit FlexWhere spare ich wirklich Zeit. Wenn ich jemanden telefonisch nicht erreichen kann, schaue ich kurz, ob diese Person ins System eingeloggt ist und auf eine andere Weise erreichbar ist. Ich kann zudem sehen, ob jemand überhaupt anwesend ist oder extern ist. Dass FlexWhere für uns ein Gewinn ist, merken wir, wenn sporadisch eine Störung des Systems auftritt. Dann hagelt es Beschwerden, dass Mitarbeiter(innen) nicht zu finden sind.“

Jeannette Beekhof, Management-Sekretärin Gebäudetechnik

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